Eettisyys ja vastuullisuus hallituksen agendalla
12.08.2021
Eettisyys ja vastuullisuus ovat nousseet vahvasti hallitusten agendalle. Trendit, joiden ajateltiin realisoituvan tulevina vuosikymmeninä, näyttävätkin realisoituvan nyt. Ihmisten arvot ja arvostukset, ilmastonmuutos, lajikato ja digitalisaatio – muutamia mainitakseni – ovat muuttuneet oletettua nopeammin. Samoin kuluttaminen on vahvasti muutoksen kourissa.
Suuressa osassa yrityksiä on tehty töitä jo pitkään eettisyyden ja vastuullisuuden parantamiseksi. ESG ja vastuullisuus ovat tulleet osaksi toimitusjohtajan tulospalkkiota, hallituksiin on haettu täydentävää osaamista, henkilöstökäytäntöjä on tarkistettu ja korjattu.
Nyt näyttää olevan aika lisätä vauhtia, sekä varmistaa etenemisen systemaattisuus.
Miten hallitus osoittaa huolellisuutta eettisten riskien hallinnassa ja vastuullisuuden ohjaamisessa?
Varmista, että eettisyys ja vastuullisuus ovat osa hallituksen vuosikelloa ja seurantamittarit ovat osuvia ja luotettavia. Moneen kysymykseen hallitus saa parhaiten vastauksen haastattelemalla toimitusjohtajaa. Lisäksi on tärkeää, että hallituksen käytettävissä on luotettavia, tieteellisiä mittareita, joiden avulla voidaan seurata kehitystä.
Hallituksen huolellisuuden arviointia tehdään usein pöytäkirja-aineiston perusteella. Tästä syystä on eduksi varmistaa, että pöytäkirjoissa kuvataan riittävällä tarkkuudella käyty keskustelu sekä päätösten perustelut. Tausta-aineistot kannattaa tuoda pöytäkirjan liitteiksi. Hyvällä dokumentaatiolla osoitetaan huolellisuus tarvittaessa myös jälkikäteen. Niukka dokumentaatio altistaa hallituksen kritiikille.
1. Toimitusjohtajan eettisen kyvykkyyden kartoitus
Toimitusjohtaja näyttää organisaatiolle suuntaa ja siksi hänen osaamisensa ja arvonsa ovat ratkaisevia. Toimitusjohtajan eettistä kyvykkyyttä kartoitetaan haastattelemalla toimitusjohtajaa. Kartoituksessa voi käyttää myös Leadership EDGE© 360° -työkalua. Haastattelurunkona toimii seuraavat kysymykset:
Millainen organisaatiokulttuuri on, kerro esimerkkejä:
- inkluusiosta ja tasavertaisuudesta
- ilmasto ja ympäristötoimenpiteistä
- eettisyydestä ja epäeettisyydestä
- vastuullisuudesta ja vastuullisuuden kehittämissuunnista
- minkälaisia suunnitelmia on näiden asioiden parantamiseksi entisestään
Vastauksista on syytä kuulostella:
- tietääkö ja tunteeko toimitusjohtaja näitä asioita
- pitääkö hän niitä tärkeinä
- onko hänellä tahtoa ja taitoa kehittää
Organisaatiokulttuurin eettisyyttä voi myös mitata tieteellisellä Corporate Ethical Virtues (CEV) -mittarilla. Mittari ei korvaa haastattelua, mutta toimii luotettavana seurantatyökaluna.
2. Eettisten riskien kartoitus ja arviointi
Eettiset riskit ovat odottamattomia negatiivisia seurauksia epäeettisistä teoista ja valinnoista. Kunnianhimoinen organisaatio osallistaa riskien tunnistamiseen ja arviointiin henkilöstöä, jolloin henkilöstön kyky tunnistaa eettisiä riskejä vahvistuu ja auttaa ehkäisemään riskien toteutumista.
Kartoituksessa käydään läpi eri toimintojen ja liiketoiminta-alueiden näkökulmasta maine- ja henkilöstöriskejä, taloudellisia seuraamuksia, juridisia seuraamuksia, jne. Eettisten riskien kartoitus vaatii rohkeutta kuvitella ei-toivottuja asioita.
Mitä riskejä voidaan tunnistaa näillä alueilla:
- organisaatiokulttuuri, vakiintuneet toimintatavat ja arvostukset, tapa puhua
- taloushallinto
- vaaralliset työyhdistelmät
- henkilöstökäytännöt, tasavertaisuus ja inkluusio, moninaisuus
- työturvallisuus ja -terveys
- kilpailu markkinoilla, liiketoiminnan käytännöt
- tietosuoja
- johtaminen, kapasiteetti, kyvykkyys ja käytännöt
- ilmoituskanava (whistleblowing), käsittelyprosessin hygienia ja ammattimaisuus, ilmoitusten määrä ja sisällöt
- vastuullisuuskäytännöt
Kartoitus onnistuu työpohjalle, jossa ulottuvuuksina ovat riskin todennäköisyys ja mahdollisen vahingon vaikutus organisaation toiminnan jatkuvuuteen. Tähän on myös sähköisiä työkaluja.
Kartoituksen jälkityönä käydään läpi, kuka organisaatiossa vastaa minkäkin riskin ennaltaehkäisystä, tietääkö toimitusjohtaja vastuuhenkilöt ja tietävätkö vastuuhenkilöt itse vastaavansa näistä asioista sekä minkälainen riskienhallintaprosessi on olemassa ja onko se riittävä. Prosessista ei kannata tehdä monimutkaista tai raskasta.
3. Eettisyyden ja vastuullisuuden ennakointi
Kolmantena hallituksen fokuksena on ennakointi: mitä trendejä on tunnistettu, miten lainsäädäntö ja toimintaympäristö tulevat muuttumaan. Ennakointi tuo systematiikkaa, helpottaa budjetointia ja vähentää yllätyksien määrää.
Syksyllä 2021 on jokaisen listalla pakollisen whistleblowing- eli ilmoituskanavan järjestäminen käsittelyprosesseineen ja koulutuksineen.
Blogin kirjoittajasta
Blogin kirjoittaja Erika Heiskanen on Juuriharja Consulting Group Oy:n perustajapartneri ja Boardmanin Liikkeenjohdollinen tutkimusryhmän jäsen vuodesta 2012. Erika on auttanut sekä yksityisen sektorin että julkishallinnon toimijoita etiikan kysymyksissä, haasteissa ja ratkaisuissa yli 20 vuoden ajan. Erikan viimeisin kirja on Eettinen johtaminen – tie kestävään menestykseen (2008). Lisää aiheesta täältä!