Hallituksen ja johdon vuorovaikutus – haastamisen haasteet
17.09.2020
Kuten Vuorovaikutus hallitustyön ytimessä –kirjani takakannessakin todetaan, yritysten hallituksilta odotetaan yhä enemmän panosta ja lisäarvon tuottamista yrityksen strategisen kehittämisen ja johdon tukemisen alueilla. Satunnaisen turinoinnin tai menneeseen keskittyvien raporttien ympärille kokoontuminen tuskin enää vastaa kenenkään odotuksia, mitä hallitustyöskentelyyn tulee.
Toimitusjohtajan haastaminen nousee keskeisesti esiin, kun pohditaan hallituksen mahdollisuuksia luoda arvoa. Haastaminen voi kohdistua vaikkapa investointiesityksiin, johtoryhmän kokoonpanoon, tavoitetasoihin, strategisiin olettamuksiin tai toimintaympäristön muutosten merkitykseen omaan liiketoimintaan. Haastaminen on myös asia, joka usein näyttäytyy erilaisissa hallitustyön tutkimuksissa kehittämiskohteena, etenkin kun toimitusjohtajilta kysytään. Monilla hallituksilla olisi siis tässä tärkeässä tehtävässään vielä parantamisen varaa. Miksi näin ja mitä asialle voisi tehdä?
Tärkeä lähtökohta onnistuneelle haastamiselle on luonnollisesti yrityksen tarpeita vastaava hallituksen kokoonpano. Tässä kirjoituksessa keskityn kuitenkin muutamiin haastamisen toimivuuteen vaikuttaviin asioihin hallitustyön käytäntöjen ja vuorovaikutuksen näkökulmasta.
Ajoituksella on paljon väliä
Oikea ajoitus on yksi onnistuneen haastamisen avaintekijöistä. Siinä vaiheessa, kun päätösesitys on johdon näkökulmasta viimeiseen yksityiskohtaan asti täydelliseksi viilattu, lehdistötiedotteiden lähetys odottaa enter-nappulan painamista ja kaivinkone on jo matkalla tontille, hallituksen esittämät uudet näkökulmat ja vielä uusien vaihtoehtojen selvitysvaatimukset eivät ymmärrettävästi ole johdon näkökulmasta tervetulleita. Ennemminkin ne tuntuvat hidasteilta ja kapuloilta rattaisiin.
Olennaista olisi siis ajoittaa asioiden käsittely hallituksessa siten, että vaihtoehtoja on vielä aidosti olemassa ja käsittelyssä nousevat näkemykset hyödynnettävissä. Merkittävien, pitkään valmisteltavien asioiden osalta ja esimerkiksi strategiatyössä useampi käsittelykierros onkin usein yhtä päätöskäsittelyä parempi vaihtoehto.
Onnistuneen asioiden käsittelyn ajoituksen kannalta ratkaisevan tärkeässä roolissa on toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan välinen yhteistyö. Mikäli tässä yhteistyössä käydään aktiivisesti avointa keskustelua eri vaiheissa olevista asioista, voidaan samalla yhdessä arvioida niiden hallituskäsittelyn tapoja ja aikataulutusta, ja näin mahdollistaa oikea-aikainen hallituksen näkemysten huomiointi.
Taustoitus auttaa fokusointia
Toimivaa haastamista merkittävästi edistävä asia on hallitusmateriaalin laatu. Riittävän informaation lisäksi olennaista on käsiteltävien asioiden laittaminen laajempaan kontekstiin. Toisin sanottuna on tärkeää kuvata selkeästi nyt käsiteltävän asian lisäksi myös se kokonaisuus tai prosessi, johon käsiteltävä asia liittyy, samoin kuin asian käsittelyn vaihe ja tarkoitus. Näin hallituksen jäsenet tietävät jo kokoukseen valmistautuessaan, mitkä asiat ovat tässä vaiheessa olennaisia ja ajankohtaisia. Silloin keskustelua on helpompi fokusoida käsiteltävään asiaan.
Johdolle, joka työskentelee ko. asioiden kanssa päivittäin, nuo edellä mainitut asiat ovat usein itsestään selviä, eikä niitä siksi aina huomata materiaalissa esittää. Hallituksen jäsenet taas syventyvät yrityksen asioihin huomattavasti harvemmin, eikä varsinkaan uusien jäsenten ole helppoa hahmottaa asioiden taustoja, kokonaisuuksia ja riippuvuuksia, jos niitä ei materiaalissa ole.
Luottamustakin tarvitaan
Vuorovaikutustaidot ja luottamus ovat ratkaisevan tärkeitä haastamisen onnistumiselle. Tarvitaan rakentavia puheenvuoroja, toisten näkemysten arvostamista, ja niiden kuuntelemisen ja huomioimisen taitoja. Tarvitaan rohkeutta kertoa oma, perusteltu näkemys silloinkin, kun se eroaa selvästi muista esitetyistä kommenteista.
Tarvitaan myös luottamusta siihen, että haastamisen tavoitteena on auttaa yhtiön kannalta parhaan mahdollisen ratkaisun löytämistä ja päätöksen tekemistä. Siinä ei siis ole taustalla oman tai taustayhteisön edun tavoittelua, jonkun salatun agendan edistämistä tai oman egon buustaamista. Puheenjohtajan osaaminen ja toiminta hallituksen vuorovaikutuksen johtajana ja rakentavan ilmapiirin edistäjänä on onnistumisen kannalta keskeistä.
Haastaminen on hallituksen tehtävä
Lähdin tässä kirjoituksessa liikkeelle siitä, että haastaminen on keskeinen arvon luonnin väline hallitustyöskentelyssä. Asiaa voi tarkastella myös osakeyhtiölain näkökulmasta: hallituksen OYL:n mukainen tehtävähän on huolellisesti toimien edistää yhtiön etua. Ja haastaminen on hallituksen tapa vakuuttua mm. siitä, että käsiteltävät asiat on huolellisesti valmisteltu, riskejä on arvioitu riittävän monipuolisesti ja ne olettamukset, joihin laskelmat perustuvat, ovat perusteltuja.
Haastaminen on siis taitolaji, jonka avulla hallitus hoitaa eri tehtäviään.
Lue lisää hallituksen ja johdon yhteistyön haasteista ja ratkaisuista lisää kirjastani Vuorovaikutus hallitustyön ytimessä. Kirja on nyt saatavissa myös e-kirjana. Lisää tietoa kirjasta sekä tilauslinkin löydät täältä.
Satu Koskinen
Boardman-partneri, Boardman LJT:n hallituksen puheenjohtaja