Kokemus etätyön tekemisestä on jokaiselle henkilölle erilainen. Joillekin se on tuttua, kun taas toisille uudenlainen työympäristö ja esimiehen fyysisen läsnäolon puuttuminen saattaa luoda turvattomuuden tunnetta.

Nyt etäyhteysaikakaudella huomiota tulee kiinnittää erityisesti siihen, miten henkilöstöä johdetaan selkeästi ja määrätietoisesti ja kuinka vuorovaikutustilanteisiin esimerkiksi Teams -kokouksiin saadaan mukaan lämpöä ja empaattisuutta.

Johtaja on Media viestintätoimiston perustaja  sekä yksityisten ja julkisten organisaatioiden sparraajana toiminut Jukka Saksi kertoo haastattelussa, millä tavalla arvot, johtajuus ja viestintä tulee nyt etäyhteysaikakaudella ottaa huomioon sekä millaista viestintää nyt kriisitilanteessa tarvitaan etenkin, kun henkilöstö on siirtynyt kotikonttoreille.

”Kriisissä ne arvot punnitaan”

Ensinnäkin nykyisessä tilanteessa myös yrityksen omistajien, hallituksen ja johdon tulisi pystyä kiteyttämään yhtämielisesti yrityksen arvot, joihin kaikessa päätöksenteossa tukeudutaan ja joista viestitään.

”Nyt kun yritysten hallituksissa ja johtoryhmissä joudutaan tekemään todella vaikeita valintoja ja päätöksiä, niin jo siinä päätöstilanteessa kannattaisi miettiä, että onko tämä meidän arvojen mukaista. Ja sitten kun päätös on tehty, niin perustellaan se niillä arvoilla”, kertoo Saksi.  Jos päätöksiä ei pystytä perustelemaan arvoilla, Saksi kannustaa miettimään, että kannattaako sellaista päätöstä tehdä. Arvojen vastainen päätös aiheuttaa arvoristiriidan, jonka yritys kohtaa viimeistään, kun kriisi on ohi. Arvojen vastainen päätös rapauttaa myös mainetta.

Etenkin nyt etäyhteyden päässä oleva henkilöstö saattaa joutua tekemään todella vaikeita valintoja.  Arvojen tulee olla yrityksen ankkureita ja apuvälineitä, jotka vastaavat vaikeimpiin kysymyksiin. Saksi suositteleekin, että kaikissa organisaatioissa tätä arvokeskustelua käytäisiin ihan kaikissa keskusteluissa niin, että jokainen henkilö ymmärtää, kuinka ydinarvojen tulee näkyä organisaation toiminnassa.

Etätyö kannustaa ja pakottaa henkilöstön johtamaan itse itseään. Työteon tulee olla tavoitteellista, mutta samaan jokaisen tulee entistä vahvemmin ottaa huomioon oma hyvinvointi.  Myös esimiestasolla tulee rohkaista ja luoda luottamuksellinen tunnelma, niin että syntyy luottamus henkilöstön omaan harkintakykyyn.

Arvot voivat tällöin olla tukemassa henkilön päätöksentekoa. ”Muuten ihminen joutuu tekemään päätöksen oman mielen mukaan, mikä puolestaan saattaa aiheuttaa vahvoja negatiivisia tunteita ja traumatisoida. ”

”Nyt tarvitaan rutiineja ja poikkeuksellisen paljon viestintää”

Saksi korostaa, että nyt jos koskaan tarvitaan viestintää. Tärkeää viestinnässä on luoda rauhallinen ja luottamuksellinen yhteys. ”Siinä pitäisi olla vuorovaikutteisuutta ja mahdollisimman helposti lähestyttävä tunnelma”, kertoo Saksi.

Organisaatioissa, joissa on ennen epidemiaa totuttu olemaan dialogissa johdon kanssa, olisi tärkeää luoda mahdollisuus samanlaiseen vuorovaikutukseen myös etäyhteyden kautta. ”Työntekijällä pitäisi olla samanlainen mahdollisuus esittää johdolle kysymyksiä.” Näin ollen esimiehen olisi tärkeää olla mahdollisimman paljon tavoitettavissa.

Tilanteissa, joissa ei olla fyysisesti näkyvillä ja samassa tilassa, myös johdonmukaisuuden tärkeys korostuu. Lisäksi ihmiset tarvitsevat rutiineja. ”Jos johtoryhmän palaveri on ollut aina maanantaisin kello 11, niin se kannattaa luultavasti pitää edelleen samaan aikaan etäyhteyden välityksellä”.

Saksin mukaan koronaviruksen aiheuttamassa tilanteessa johtajat eivät voi viestiä liikaa. ”Jos ajatellaan, että tässä on kahdensuuntaista viestintää esimerkiksi toimitusjohtajan ja puheenjohtajan välillä, niin on todella tärkeää, että niissä tilanteissa toimitusjohtaja voi purkaa huolta ja olla heikko tilanteessa ja osoittaa, että nyt en tiedä.”

Luottamuksellinen suhde toimitusjohtajan ja puheenjohtajan välillä tulisi myös valmentaa, auttaa ja sparrata hallituksen kokousta varten, niin että toimitusjohtajalla on jo valmiiksi pohditut vastaukset kinkkisimpiinkin kysymyksiin, kun hän kohtaa hallituksen ja muun johtoryhmän.

Myös ulkopuolista sparrausapua voidaan hyödyntää näissä tilanteissa. ”Näissä tilanteissa omaa epävarmuutta ei tuoda niin paljon esille, kun on couchattu etukäteen kahden kesken kysymyksiä. ” Etukäteissparrauksen tavoitteena tulisi olla, että toimitusjohtajan ei tarvitse kylmiltään mennä kohtaamaan hallitusta ja johtoryhmää.

”Tällä hetkellä sosiaalinen media vaikuttaa varmasti eniten siihen, miten organisaatioon suhtaudutaan”

Tällä hetkellä sosiaalinen media on todella tärkeässä roolissa, kun ihmisillä on enemmän aikaa seurata, miten oman organisaation johtajat ja esimiehet viestivät.  Johtajilta odotetaan myös entistä vahvempaa ja läpinäkyvämpää ulostuloa sosiaalisen median kanavissa. ”Tällä hetkellä kukaan johtaja ei voi paeta kulmahuoneeseen ja ajatella, että se viestintä ei ole mun juttu. Nyt tarvitaan kasvollista viestintää.”

Myös toimittajat seuraavat nyt johtajien ulostuloa sosiaalisessa mediassa. Erityisesti tviitit päätyvät yhä useammin perinteiseen printtimediaan ”Organisaatioilla on nyt suuri mahdollisuus vahvistaa omaa johtajabrändiä ja erityisesti luottamusta, joka syntyy läpinäkyvyydestä ja rakentavasta näkemyksellisyydestä”, sanoo Saksi.

Saksi nostaa esille kolme asiaa, jotka kannattaa erityisesti nyt ottaa pohdintaan. Ensimmäiseksi hallituksen tulee olla samaa mieltä siitä, minkälaisen viestinnällisen profiilin yritys haluaa ottaa. Hallituksen tulee tehdä valinta, haluaako yritys ottaa profiilin suunnannäyttäjänä tai passiivisen profiilin. Nyt kaikista yrityksistä rakentuu jollakin tavalla medioita ja sisällöntuottajia.

Toisena tärkeänä asia Saksi nostaa esille, että viestinnällisten roolien tulee olla mahdollisimman selkeät. Myös hallitusten jäsenet voivat omalta osalta edistää yrityksen viestintää vähintään seuraamalla aktiivisesti, mitä yrityksen tilanteesta puhutaan sosiaalisessa mediassa.

Kolmantena tärkeänä asiana tulisi Saksin mukaan ottaa huomioon, että kaikissa päätöstilanteissa pohditaan tarkkaan, kuinka asioista viestitään ulospäin. Johdonmukaisen ja kasvollisen viestinnän avulla voidaan vähentää epätietoisuutta. ”Mitä enemmän tunnistettavan persoonan kautta, niin sen parempi”, toteaa Saksi.

Tutustu Johtaja on Media! -kanavan videoihin ja oppaaseen tästä

Teksti: Julia Ruotsi