Blogin kirjoittaja Erika Heiskanen on Juuriharja Consulting Group Oy:n perustajapartneri ja Boardmanin Liikkeenjohdollinen tutkimusryhmän jäsen

Laaja väärinkäytösten ilmoittajaa eli whistlebloweria suojaava lainsäädäntö on tulossa voimaan koko EU:n alueella. Lainsäädäntö koskee organisaatioita, jotka työllistävät 50 henkeä tai enemmän. Mikä on hallituksen jäsenten ja erityisesti puheenjohtajan rooli tässä kokonaisuudessa? Kasvollisten omistajien rooli on myös herättänyt pohdintaa.

Systemaattisesti ennakoivat organisaatiot ovat jo hankkineet kanavan, määritelleet roolit sekä prosessit ja harjoittelevat nyt ilmoitusten käsittelyä ammattimaisesti. Enemmistö on tekemässä hankintaa ja osalla asia ei ole vielä noussut tutkaan.

1. Ammattimainen whistleblowing-kanava osaksi eettisten riskienhallinnan kokonaisuutta

Whistleblowing-kanava on hyvä lisä hallituksen ja toimivan johdon keinovalikoimaan väärinkäytösten ennaltaehkäisyssä ja hallinnassa. Ilmoituskanavaa ei kannata lähestyä hallinnollisena pakkona, sillä oikein implementoituna se voi tukea merkittävästi organisaation riskienhallintaprosesseja ja auttaa säästämään aikaa, hermoja ja rahaa. Epäeettinen tai laiton toiminta voi aiheuttaa mittavaa vahinkoa niin suoraan kuin välillisestikin.

Etupainotteinen reagointi estää tilannetta paisumasta suurempiin mittasuhteisiin. ACFE:n (Association of Certified Fraud Examiners) vuoden 2018 ”Global study on occupational fraud and abuse”-raportin mukaan väärinkäytös tai muu rikkomus havaitaan tyypillisimmin (40 prosentissa tapauksia) juuri ilmoituksen perusteella.

2. Voiko kanavan rakentaa itse?

Kanavan voi myös rakentaa itse, jos osaamista ja resursseja on riittävästi ja jatkuvasti saatavilla myös kanavan tietoturvan ylläpitoon ja kehittämiseen sekä säädöstenmukaisuuden varmistamiseen. Laadukas toteutus tarkoittaa merkittävää alkupanostusta ja ylläpitokustannuksia. Palvelun ostaminen on merkittävästi kustannustehokkaampaa.

On merkittävä riski, että ilmoittaja päätyy toimimaan harkitsemattomasti tilanteeseen liittyvän paineen vuoksi. Onkin kiinnitettävä huomiota myös siihen, millainen kanava rakentaa ilmoittajan luottamusta prosessin ammattimaisuuteen.

3. Pitäisikö hallituksen jäsenen olla osa whistleblowing-tiimiä?

Direktiivi velvoittaa ilmoitusten ammattimaiseen käsittelyyn. Jos sisäistä tarkastusta ei ole, on järkevää nimetä pieni tiimi ilmoitusten käsittelyyn ja ennaltaehkäisevien ja/ tai korjaavien toimenpiteiden suositteluun. Tämänkaltainen osallistuminen organisaation arkeen olisi hallituksen jäsenelle jo kovin operatiivista toimintaa.

On silti hyvä miettiä, pitäisikö yhden hallituksen jäsenen olla ilmoituskanavan viestien vastaanottaja. Tällöin hallituksella on automaattisesti pääsy eri tyyppisiin ilmoituksiin. Osallistuminen näyttäisi asiakkaittemme piirissä olevan kasvava trendi ja pidämme sitä positiivisena asiana. Hallitukset ovat aidosti kiinnostuneita siitä, että kaikki toiminta organisaatiossa on kestävää ja eettistä. Tässä voi olla hyvä rooli myös kasvolliselle omistajalle.

4. Mitä ilmoituskanavasta pitäisi raportoida hallitukselle?

Riippumatta siitä, onko jollakin hallituksen jäsenellä suora pääsy ilmoituksiin vai ei, on hallituksen kokouksissa syytä käsitellä ilmoituksiin liittyvää dataa systemaattisesti: Numeerisen perustiedon lisäksi päähuomio olisi hyvä olla siinä, mitä ilmoitusten pohjalta on opittu, mitä aiemmin tunnistamattomia riskejä on otettu haltuun, ja minkälaisiin organisaation prosesseja ja kulttuuria kehittäviin toimenpiteisiin on ryhdytty.

Jos vuosineljännes toisensa perään viesti on, että ilmoituksia ei ole tullut tai niiden perusteella ei ole pystytty oppimaan tai kehittämään mitään, on hyvä pysähtyä miettimään, mistä tämä kertoo. Systemaattinen ja toistuva tilannearvio mahdollistaa huomion kiinnittämisen olennaisuuksiin ja toimintaetiikan kehittämiseen osuvalla tavalla. Mitä tiedämme ja mitä luulemme?

5. Eskalaatioprosessin tarkastaminen

Kaikessa arvioinnissa huolta aiheuttavat sekä väärät positiiviset (ilmoitus tulkitaan aiheelliseksi, vaikka se ei sitä ole) että väärät negatiiviset (ilmoitus tulkitaan aiheettomaksi, vaikka se on aiheellinen). Suurempi ongelma on jälkimmäinen eli väärät negatiiviset.

Jos ilmoitus tulkitaan ensi vaiheessa aiheelliseksi, tutkinta käynnistyy ja ilmoituksen aiheettomuus tulee esille. Jos taas ilmoitus tulkitaan aiheettomaksi, tutkinta ei käynnisty, eikä virheellinen ensitulkinta tule korjatuksi. Tästä syystä hallituksen tulisi kannustaa johtoa varmistamaan, että ilmoitukset käsitellään aina vakavasti, vaikka ne eivät ensi katsomalla aiheellisilta vaikuttaisikaan.

Itse prosessin integriteettiä on myös hyvä tarkastella. Miten on varmistettu jääviyksien tunnistaminen? Miten robustina prosessi näyttäytyy tilanteessa, jossa ilmoitus koskee ylintä johtoa? Onko käsittelyssä mukana riittävästi monipuolisuutta, kaliiberia ja osaamista?

6. Millainen ilmoituskanava on hyvä?

Whistleblowing- eli ilmoituskanava on työkalu ja työkalun tärkein ominaisuus on sen käytettävyys. Ilmoituksia tulee todennäköisesti alkuinnostuksen jälkeen harvakseltaan. Jos hallituksen jäsenen on kirjauduttava järjestelmään muutaman kerran vuodessa, on tärkeää, että energia voi silloin suuntautua asiaan, eikä turhautumiseen kanavan teknisessä käytössä, toimintojen ihmettelyyn ja käyttöohjeiden muisteluun. Tämä pätee tietysti muihinkin ilmoitusten käsittelijöihin.

Järjestelmässä on potentiaalisesti hyvinkin arkaluontoista tietoa, joten tietoturva on itsestään selvästi tärkeä elementti. Ammattimainen palveluntarjoaja helpottaa myös ajantasaista säädöstenmukaisuutta. Tällöin organisaation omat resurssit voidaan keskittää tapausten käsittelyyn ja oman toiminnan kehittämiseen.

Juuri nyt on hyvä hetki varmistaa, että organisaation johto on havahtunut tilanteeseen ja direktiivin vaateet ovat nousseet tutkaan.

Blogin kirjoittaja Erika Heiskanen on Juuriharja Consulting Group Oy:n perustajapartneri ja Boardmanin Liikkeenjohdollinen tutkimusryhmän jäsen vuodesta 2012. Erika on auttanut sekä yksityisen sektorin että julkishallinnon toimijoita etiikan kysymyksissä, haasteissa ja ratkaisuissa yli 20 vuoden ajan. Erikan viimeisin kirja on Eettinen johtaminen – tie kestävään menestykseen (2008). Lisää aiheesta täältä!