Toimitusjohtajan aloite on toimivan tj-pj-suhteen moottori

BLOGI 3: Hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan yhteistyö -blogisarja

Satu Koskinen, väitöskirjatutkija

Kuten edellisessä (Toimitusjohtaja johtaa firmaa… ) blogissani totesin, toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan suhde rakentuu jokseenkin ainutlaatuisille lähtökohdille: toimitusjohtajan esimiehenä toimii hallituksen kollektiivi, ei yksin puheenjohtaja, ja tämä kollektiivi on vahvasti riippuvainen toimitusjohtajan antamasta informaatiosta tuon esimiestehtävänsä hoitamisessa. Se, millaista informaatiota ja millaisia päätösesityksiä hallitus sitten eteensä saa ja milloin, ratkeaa kuitenkin pitkälti toimitusjohtajan ja puheenjohtajan kahdenvälisessä työskentelyssä.

Keskeisenä osana väitöstutkimustani olenkin paneutunut siihen, millaisilla käytännön toimintatavoilla näissä suhteissa toimitaan. Siis, kumpi soittaa, kuinka usein, mistä jutellaan ja miksi? Miten hallituksen kokoukset valmistellaan, entä käydäänkö kehityskeskusteluja?

Neljä eri käytäntöryhmää

Parityöskentelyyn liittyvät käytännöt voi jakaa neljään tyyppiin sen mukaan, ovatko ne tilanteen mukaisia vai suunniteltuja ja yhtiöön vai henkilöön liittyviä asioita käsitteleviä:

Tässä blogissa keskityn kuvan yläriviin eli tilanteesta kumpuavaan, useimmiten toimitusjohtajan aloitteesta tapahtuvaan yhteydenpitoon, joka näkemykseni mukaan on toimitusjohtajan ja puheenjohtajan kahdenvälisen suhteen rakentumisen kannalta keskeisintä. Kuten kuvasta näkyy ja arvata saattaa, yleisimmin keskustelu pyörii firman asioiden ympärillä. Mutta silloin kun keskustelu firman asioista sujuu, suhteessa voidaan ottaa esiin myös henkilökohtaisempia teemoja, kuten esimerkiksi omien tunteiden käsittely vaikeissa henkilöstötilanteissa, työssä jaksaminen tai avioero.

Kumpi soittaa?

Näkemykseni mukaan vastaus kumpi soittaa -kysymykseen kertoo yllättävänkin paljon suhteen dynamiikasta, toimivuudesta ja luottamuksesta. Toimitusjohtajan tietoylivoiman takia hänen avoimuutensa ja aloitteensa yhteydenpitoon on ratkaiseva sen osalta, mistä asioista pari keskustelee. Toki puheenjohtaja voi ohjeistaa toimitusjohtajaa siitä, että haluaa kuulla ”tärkeistä” asioista ”heti”, ja että varsinkaan negatiivisia yllätyksiä ei saa tulla. Mutta se, ymmärtävätkö osapuolet ”tärkeän” ja ”hetin” samalla tavoin, onkin sitten toinen juttu.

Toimitusjohtajan aktiivisuus yhteydenpidossa kuitenkin viestii puheenjohtajalle mm. toimitusjohtajan avoimuudesta ja arvostuksesta puheenjohtajaa kohtaan, lisää keskinäistä ymmärrystä ja toisen tuntemista, ja sitä kautta edistää luottamusta suhteessa. Monet parit kuvasivatkin 75 (tj) -25 (pj) -tyyppistä jakoa aloitteellisuudessa ja vähintään kerran viikossa tapahtuvaa yhteydenpitoa joko puhelimitse tai sähköpostitse sopivaksi malliksi normaalitilanteessa. Kriiseissä tai esimerkiksi yrityskauppatilanteissa yhteydenpidon rytmi tiivistyy.

Tilannekuvan ja strategisen valmiustilan rakentamista

Jatkuvan, ajankohtaisia asioita käsittelevän vuoropuhelun merkitys on suuri myös siksi, että se mahdollistaa yhteisen, ajan tasalla olevan tilannekuvan muodostamisen ja strategisen näkemyksen päivittämisen. Hallituksen kokouksethan ovat tyypillisesti ennalta sovitun rytmin mukaisesti vain kerran kuussa tai joka toinen kuukausi, ja niiden välillä voi tapahtua suuriakin muutoksia esimerkiksi markkinatilanteessa ja muussa toimintaympäristössä. Kokousten välillä joudutaan siis pohtimaan mm. yllättävien muutosten merkitystä omaan toimintaan, reagointivaihtoehtoja ja avautuviin mahdollisuuksiin tarttumista, sekä sopimaan asioiden valmistelusta koko hallituksen keskusteluja ja päätöksentekoa varten. Eräs puheenjohtaja kuvasi tätä jatkuvaksi strategisen valmiustilan rakentamiseksi seuraavasti: ’Pitää tavallaan käydä semmoista keskustelua, että on valmius sitten tehdä niitä päätöksiä, kun se tilanne tulee yht’ äkkiä.’

Odotukset ja pelisäännöt selväksi suhteen alussa

Toimivan suhteen resepti kuulostaa siis sangen yksinkertaiselta: pääosin toimitusjohtajan aloitteesta muodostuva jatkuva keskusteluyhteys, jonka kautta synnytetään yhteinen tilannekuva ja näkemys ratkaisuvaihtoehdoista muuttuvissa tilanteissa, haasteissa ja mahdollisuuksissa. Samalla päivitetään ja yhtenäistetään myös laajempaa strategista näkemystä yhtiön tulevaisuudesta. Miksi tämä ei sitten aina onnistu? Keskeinen haaste on se, että avoin vuoropuhelu paitsi rakentaa luottamusta suhteessa, myös vaatii sitä. Luottamuksen rakentamiseen liittyvistä kysymyksistä kerron lisää myöhemmissä blogeissa.
Yksi hyvä tapa edistää luottamuksen rakentumista on käydä kummankin odotukset ja pelisäännöt läpi heti yhteistyön alussa, ja palata kokemuksiin niiden toteutumisesta matkan varrella. Tämä on erityisen olennaista siksi, että käytännöt vaihtelevat paljon parien välillä, ja näin ollen aikaisempiin kokemuksiin perustuvat odotukset toisen toimintaa koskien voivat olla hyvin erilaiset. Vaarana on tällöin epäluottamuksen kierteeseen ajautuminen luottamuksen rakentumisen sijaan.

Osakeyhtiölain mukaan hallituksen puheenjohtaja vastaa siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Tässä blogissa kuvattu jatkuva vuoropuhelu on tietenkin keskeinen osa tuon tehtävän hoitamiseen tarvittavan tiedon hankkimista. Mutta miten itse hallituksen kokousten valmistelu toimitusjohtajan ja puheenjohtajan välillä tapahtuu, siitä lisää seuraavassa blogikirjoituksessani.

Millaisia tilanteen mukaisia käytäntöjä omassa toimitusjohtaja/puheenjohtajasuhteessasi on ja miksi? Mitkä asiat olette kokeneet toimiviksi, entä mikä aiheuttaa haasteita? Kirjoita kokemuksistasi alla olevaan kommenttikenttään!

BLOGISARJASSA JULKAISTUA

Blogi 1. Yrityksen tärkein ihmissuhde?
Blogi 2. Toimitusjohtaja johtaa firmaa ja puheenjohtaja hallitusta
Blogi 3. Toimitusjohtajan aloite on toimivan tj-pj-suhteen moottori
Blogi 4. Hallituksen tila toimia määrittyy toimitusjohtajan ja puheenjohtajan yhteistyössä
Blogi 5. Käydäänkö toimitusjohtajan kanssa kehityskeskusteluja
Blogi 6. Tarvitaanko palautetta?
Blogi 7. Luottamusta joko on tai ei ole
Blogi 8. Korkea luottamus mahdollistaa strategisen vuoropuhelun
Blogi 9. Toimitusjohtajan äkkilähtö

BLOGI-sarja:

Väitöstutkimus toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan välisestä suhteesta

Julkaistu 3.11.2016