Pandemiavuosi on nostanut pinnalle strategisen ennakoinnin ja sen hyödyntämisen yrityksen päätöksenteossa. Valtaosa yrityksistä on joutunut äkillisen tilanteen yllättämäksi ja toiminnan sopeutuksia vaativaan reagointikierteeseen. Vain pieni osa yrityksistä on aikaisemmin huomioinut mahdolliset pandemiat riskikartoillaan ja vain parhaat – joskin harvat – yritykset ovat käynnistäneet jo ennalta suunnitellut ja harjoitellut toimenpiteet pandemian vaikutusten ehkäisemiseksi ja hyödyntämiseksi.

Blogin kirjoittaja kauppatieteiden tohtori ja Boardman-partneri Esa Matikainen

Boardman toteutti noin kymmenen vuotta sitten yhdessä Finpron kanssa tutkimuksen strategisesta ennakoinnista. Boardmanin vuoden 2021 pääteemaan ”Ennakointi päätöksentekoketjussa” liittyen päätimme uusia tutkimuksen osin päivitetyin kysymyksin yhdessä Aalto-yliopiston opiskelijoiden kanssa. Tutkimus sisälsi 80 yrityksen ylimmän johdon vastaukset sähköiseen kyselyyn sekä 10 hallituksen edustajan ja/tai toimitusjohtajan haastattelut.

Tutkimuksen keskeisiä havaintoja on, että ennakointitoiminta on kokonaisuutena mennyt eteenpäin. Kehityskohteet ovat kuitenkin samankaltaisia kuin aiemmin ja hyvin yhteneviä myös riippumatta esimerkiksi yrityksen koosta, yritysmuodosta tai liikevaihdon kehityksestä. Tutkimukseen osallistuneet yritykset jakautuivat varsin tasan niihin, joiden liikevaihto oli pandemiavuoden aikana kasvanut (32 %), supistunut (34 %) ja pysynyt ennallaan (34 %).

Ennakointi osana strategiatyötä

Tutkimuksesta selvisi, että yritykset tekevät ennakointia liiketoimintaympäristön muutoksiin vastaamiseksi, strategian tukemiseksi sekä riskien hallitsemiseksi. Ennakointitoiminta auttaa yritystä luomaan työkalupakin, jolla vastata tulevaisuuden muutossuuntiin ja olemaan relevantti asiakkaille myös tulevaisuudessa. Ennakointi toimii strategiantyön ja strategisen päätöksenteon tukena ja auttaa yritystä strategisten linjausten muodostamisessa. Erityisen tärkeäksi nähtiin se, että ennakointitoiminta tuo näkemystä, joka auttaa yritystä päätösten ja toimenpiteiden ajoituksessa.

Suurin osa tutkimukseen osallistuneista yrityksistä organisoi ennakointitoiminnan osaksi johdon ja hallituksen strategiatyötä. Näkemyksissä on painotuseroja, mutta pääosin hallitus osallistuu vahvasti ennakointitoimintaan ja kykenee ohjaamaan strategiaa ennakointinäkymien mukaisesti. Hallituksen puheenjohtajan tehtävänä on luoda hallitustyöhön sellaiset rakenteet, että ennakointi tulee hallituksessa huomioiduksi ja varmistaa, että ennakointia tapahtuu toimivan johdon tasolla, kun taas operatiivisen johdon vastuulla on tehdä itse ennakointia. Kuten strategiatyössä yleensäkin, johto valmistelee ennakointiaineiston ja esittää sen hallitukselle. Hallituksen tehtävänä on haastaa johtoa ja varmistaa, että riskit ja muut vaikuttavat tekijät on huomioitu. Erillisiä ennakointiyksiköitä ei juurikaan ole käytössä.

Osallistaminen ennakointityöhön

Vaikka parannusta oli havaittavissa, heikoimmat arvosanat tässä, kuten aiemmassakin tutkimuksessa saa asiakkaiden ja henkilöstön osallistaminen ennakointityöhön. Yritykset kokivat haasteelliseksi strategisten asiakkaiden ja kohderyhmien kytkennän ennakointiprosessiin sekä kyvyn hyödyntää yrityksen koko henkilöstön hiljaisen tiedon ja tuntuman heikoista signaaleista.

Organisaatiot yrittävät aktiivisesti oppia asiakkailtaan ja parantaa tarjoamaansa tätä kautta. Pyrkimys on myös nähdä kauemmas – asiakkaiden asiakkaan tarpeisiin. Asiakkaita ja sidosryhmiä osallistetaan avoimen dialogin kautta, tutkimushankkeiden, sparrauksen/työpajojen ja harvalla työkalujen avulla. Henkilöstö toimii asiakasrajapinnassa ja siellä sijaitsee arvokkain tieto. Organisaatiokulttuurilla on vahva merkitys hiljaisen tiedon jakamisen suhteen. Oikeassa ilmapiirissä henkilöstö uskaltaa jakaa näkemyksiään, mikä saattaa olla hyvinkin tärkeää ennakoinnin kannalta.

Skenaariotyöskentely

Monet yritykset ovat vuoden aikana lisänneet skenaariotyöskentelyn määrää. Vastaajien keskuudessa selkeästi kolme suosituinta työkalua olivatkin toimintaympäristön tarkastelu mm. heikkojen signaalien tunnistamiseksi, trenditarkastelu sekä skenaarioanalyysit.

Eri yrityksillä on käytössä erilaisia skenaariotekniikoita. Tärkeää kuitenkin on, että skenaariot eivät ole ympäripyöreitä vaan, että niistä löydetään selkeitä indikaattoreita, joilla pystytään arvioimaan, miten mikäkin skenaario on toteutumassa. Skenaarioiden tulisi olla tarpeeksi erilaisia toisistaan ja on hyvä muistaa, että skenaariot eivät usein toteudu sellaisenaan vaan vain jokin aspekti niistä toteutuu.

Lyhyen tähtäimen skenaariot ovat liittyneet lähinnä pandemian etenemiseen ja sen vaikutuksiin mm. markkinoihin ja logistiikkaan. Pitkän aikavälin analyysit taas esimerkiksi vaikutuksiin investointeihin ja taseisiin. Jonkinlaista siirtymää on nähty myös pitkän aikavälin skenaarioissa, mutta merkille pantavaa on, että nämä eivät ole merkittävästi pandemian aikana mullistuneet.

Uusi normaali

Pandemiavuosi on nähty kokonaisuudessaan hyvänä ja tehokkaana oppimiskokemuksena, joka on tehostanut reagointinopeutta, ratkaisukykyä ja sopeutumista. Esimerkiksi muutos etätyöskentelyyn on keskimäärin koettu sujuneen hyvin ja uusien työskentelymallien valmisteluun suhtaudutaan positiivisesti. Digiloikka siinä on ollut merkittävä ja tarpeeksi hyvä syy tuntui jättävän normaalin muutosvastarinnan pois.

Yleisesti suurin oppiminen nähdään siinä, miten säilyttää nopea muutos- ja reagointivalmius myös poikkeustilanteen laannuttua, miten ollaan muutosvalmiita katastrofin taas iskiessä. Kriisejä tulee olemaan tulevaisuudessakin. Yrityksiltä vaaditaan tietynlaista joustavuutta ja kimmoisuutta, jotta pystytään toimimaan pitkään myös epävarmuustilanteessa. Pandemia korosti myös talouden perusasioita, yritysten tulee varmistaa riittävä likviditeetti ja kriittisten toimintojen turvaaminen.

Tutkimuksessa ilmeni, että ennakointitoiminta on auttanut yrityksiä sopeutumaan pandemiatilanteeseen ja muuttumaan nopeasti sekä hyödyntämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Ennakointitoiminta auttaa sekä selviytymään tulevista kriiseistä että pysymään relevanttina tulevaisuuden asiakkaille.

Tutkimuksen keskeiset tulokset nelikentässä

Blogin kirjoittajasta:

Kauppatieteiden tohtori Esa Matikainen on Boardman-partneri ja toimii hallituksissa useassa digi-/IT-yrityksessä, mm. puheenjohtajana Digitalist Group Oyj:ssä (Nasdaq OMX Helsinki) ja InlineMarket Oy:ssä (data-analytiikka), hallituksen jäsenenä MPY Osuuskunta -konsernissa ja MPY Telecom Oyj:ssä (ICT-palvelut ja tietoliikenne) sekä osakkaana Apprix Oy:ssä (digitaaliset koulutustyökalut).

Tutkimus toteutettiin Boardmanin ja Aalto-yliopiston opiskelijoiden kanssa. Suuret kiitokset panostuksestanne Lotta Ihalainen, Kristian Aalto ja Aura Hemminki sekä ohjauksesta Mirel Leino-Haltia.