Boardman on kehittänyt hallitustyön ja johtamisen arviointityökalun nyt myös kolmannelle sektorille. Vuoden lopuksi pidettiin teemasta Boardmanin olohuonessa webinaari, johon osallistui etäyhteyksin runsaslukuinen yleisö.

Paneelimuotoiseen keskusteluun osallistuivat työkalun kehittämisessä mukana olleet Boardmanin partnerit Tapio Aaltonen ja Tuomo Lähdesmäki sekä ryhmän vetäjänä toiminut Satu Mehtälä. Keskustelun fasilitoi Boardmanin toimitusjohtaja Taru Lindeman.

Paneelimuotoiseen keskusteluun osallistuivat työkalun kehittämisessä mukana olleet Boardmanin partnerit Tapio Aaltonen ja Tuomo Lähdesmäki sekä ryhmän vetäjänä toiminut Satu Mehtälä. Keskustelun fasilitoi Boardmanin toimitusjohtaja Taru Lindeman.

Vilkkaassa keskustelussa katettiin laaja-alaisesti läpi Boardmanissa 3. sektorille kehitetyn hallitustyön ja johtamisen arviointityökalun kehittämiseen johtaneet perusteet, työkalun käyttötarkoitus, sisältö ja prosessi sekä kokemuksia ja oppeja tehdyistä arvioista.

Boardman on jo pitkään tarjonnut yhtiöille arviointityökaluja. Boardmanin partnereista hyvin monella on kokemusta sekä yhtiöiden että kolmannen sektorin yhteisöjen hallitustyöstä. Muutama vuosi sitten oli kehittämiseen ryhtyneessä partneriryhmässä todettu, että 3. sektorin yhteisöt ansaitsevat oman toiminnan arvioinnin ja kehittämisen työkalun, joissa näkökulmat, konteksti ja kieli on sovellettu niihin istuvaksi. Lisäkimmokkeena kehitystyölle toimi järjestökenttään suuresti vaikuttavat rahoitus- ja toimintaympäristön muutokset, esim sote-uudistus hyvinvointialueineen ja järjestörahoituksen irrottaminen Veikkauksen rahapelituotoista osaksi valtion talousarviomenettelyä.

Tilaisuuden teemana ollut hallituksen ja johtamisen arviointityökalu on suunnattu erityisesti palveluja tuottaville yhdistyksille ja säätiöille, joilla on hallituksen ja toiminnanjohtajan lisäksi palkattua henkilöstöä ja jonkinlainen johtoryhmä tai -tiimi.

Prosessiin kuuluu vähintään aloituskeskustelu puheenjohtajan ja toiminnanjohtajan kanssa, sähköinen kysely sekä fasilitoitu purkukeskustelu. Jokainen hallituksen ja johdon jäsen vastaa samoihin kysymyksiin antaen näkemyksensä asioihin, jotka liittyvät yhteisön tarkoitukseen ja arvoihin, johtamiseen ja kulttuuriin, hallitustyöhön ja hallituksen jäsenten valintaprosessiin.

Arviointi auttaa tunnistamaan yhdessä keskeiset kehittämistarpeet ja valitsemaan toimenpiteet. Arviointi vastaa mm. seuraaviin kysymyksiin:

• Onko hallituksen ja johdon näkemys yhteisön toiminnan tarkoituksesta, tilanteesta ja kehityksen suunnasta selkeä ja riittävän yhtenäinen?
• Onko kehittämisen keskeiset painopisteet määritelty?
• Onko yhteisön toimintaan kohdistuvat riskit tunnistettu ja riskienhallinnan periaatteet linjattu?
• Johdetaanko yhteisöä sen tavoitteiden, strategian ja arvojen mukaisesti?
• Toimiiko hallituksen ja johdon vuorovaikutus?
• Onko hallitustyö sujuvaa ja tehokasta?
• Onko hallituksen jäsenten valinnan periaatteet linjattu?

Panelistit kertoivat kokemuksiinsa perustuen, että kyselystä näkyvät näkemyserot pintauttavat keskusteluun relevantteja kysymyksiä, joihin hallituksen ja johdon tulisi hakea ratkaisuja, esim. palveleeko toimintamme tarkoitustaan vielä tulevaisuudessa? Millaisia muutoksia on asiakastarpeissa tai toimijakentässä? Miten voimme taklata tiukkenevan ja muuttuvan rahoitusjärjestelmän haasteita? Miten voimme vahvistaa tulevaisuuden toimintaedellytyksiämme? Voisimmeko kehittää matalan kynnyksen palveluiden oheen uutta kannattavaa palveluliiketoimintaa? Millainen on hallituksen työskentelyilmapiiri? Onko hallituksen agendalla oikeat asiat? Miten puheenjohtaja hoitaa tehtäväänsä ja yhteistyötä toimitusjohtajaan ja muuhun hallitukseen? Miten voimme todentaa rahoittajille ja muille keskeisille sidosryhmille toimintamme vaikuttavuutta? Onko toimintamme ja viestintämme läpinäkyvää ja luottamusta herättävää?

Panelistit painottivat, että arviointiprosessiin kuuluvalla aloitus- ja purkukeskusteluilla on aivan keskeinen merkitys. Näkemyseroista nousee kohtia, joista keskustelemalla voidaan avata ongelmakohtia ja lisätä hallituksen ja johdon yhteistä ymmärrystä tilanteesta ja tulevaisuudesta sekä kehitystarpeista.

Yhteisesti todettiin, että oman toiminnan arviointi kuuluu hallituksen huolellisuusvelvollisuuteen. Tärkeää on valita konkreettiset kehityskohdat ja viedä sekä arvioinnin tekeminen, kehityskohteet ja toteutumisen seuranta yhteisön systemaattisiin prosesseihin, esimerkiksi hallituksen vuosikelloon. Arvioinnin toteutusväli voisi olla pari kolme vuotta riippuen organisaation ja toimintaympäristön muutosvauhdista.

Lue lisää 3.n sektorin arvioinnista tästä!

Satu Mehtälä
Boardman partneri
Kolmannen sektorin arviointityöryhmän puheenjohtaja