Boardman on pitkään käynyt keskustelua erilaisten digitaalisten apuvälineiden hyödyntämisestä hallitustyöskentelyn tehostamiseksi ja parantamiseksi. Hetkeen, jolloin kaikki hallitukset käyttäisivät välineitä, on kuitenkin edelleen matkaa. ”Hallituksen lisäarvo ja digitalisaatio”-keskustelutilaisuudessa Markus Mikola, Laura Raitio ja Anu Nissinen kertoivat näkemyksiään hallitustyöskentelyn digitaalisista apuvälineistä. Tilaisuuden avasi ja keskustelua johti Boardman-partneri Arto Hiltunen.

Hallitusportaalien kasvu

Moni yritys jakaa hallitusaineistoa jo muulla välineellä kuin sähköpostilla, mutta ContractZenin Markus Mikolan mukaan täysin paperittomaan prosessiin on siirtynyt vielä suhteellisen harva. Esimerkiksi kokousten aikatauluttaminen, pöytäkirjan luonti, tarkastus ja sähköinen allekirjoitus samoin kuin tehtävien hallinta ovat siirtymässä hallitusportaalien sisään. Muutosnopeus, kilpailun kiristyminen ja regulaatiovaatimukset asettavat kuitenkin paljon paineita hyvää hallintotapaa ja kriittisten asiakirjojen parempaa hallintaa kohtaan. Hallitusportaalimarkkinan keskimääräinen kasvu on noin 45% vuosina 2018-2021. Kasvua vauhdittavat tutkimusten mukaan erityisesti tietoturvavaatimukset, hallitusten kollaboraation tehostaminen, hallitusportaalien hinnan lasku sekä trendi kohti paperitonta hallitustyöskentelyä.

Kaikkea ei vielä pysty automatisoimaan, mutta asiat ovat muuttuneet paljon muutamassa vuodessa. Mikola suosittaa hallituksia kokeilemaan erityyppisiä digitaalisia työkaluja yhdessä, sillä hallitusten tarpeet ja toiveet ovat usein yksilöllisiä.

Hallitustyöskentelyn perusperiaatteiden on johdettava digitaalisia työkaluja

Kun kaikki hallitustyön aineisto on yhdessä paikassa, työ helpottuu. Yhdestä kirjastosta löytyvät politiikat, pöytäkirjat, taustamateriaalit ja kokousaineistot. Kun työkalu on varustettu hyvällä hakutoiminnolla ja kun kirjastoa hoidetaan hyvin, eli asiakirjat ovat järjestyksessä kansioissaan sekä ajantasaisia, niin hallituksen jäsenellä on oiva mahdollisuus keskittyä omaan työhönsä. Laura Raitio pohtii, että hallitustyöskentely ei kuitenkaan ole sisällöltään merkittävästi muuttunut uusien työkalujen myötä, mutta todennäköisesti työkaluissa olisi potentiaalia, jota hallitukset eivät vielä ole valjastaneet käyttöönsä.

Palveluntarjoajan 24/7 palvelut ovat tärkeitä, kun kansainvälinen hallitus eri puolilta maailmaa käyttää uusia työkaluja ja välillä törmää myös teknisiin ongelmiin. Tekninen ongelma ei saa nousta keskustelun ja kokouksen sujuvan kulun esteeksi. Hallituksen on hyvä sopia pelisäännöistä, miten portaalia käytetään ja miten esimerkiksi sähköpostiliikenne hoidetaan sen kautta. Tietoturvan parantuminen on hyvä ja merkittävä asia.

Aika harvassa ovat ne hallitukset, jossa vielä kysytään, että mihin osoitteeseen postitetaan hallitusaineistot. Yhä useammalla on käytössä erilaisia sähköisiä työkaluja aineiston jakamiseen. Mutta ovatko hallitukset kunnolla pohtineet, mitä mahdollisuuksia uudet työkalut lopulta tarjoavat? Ovatko työtavat muuttuneet? Tässä voisi olla keskustelun paikka, kun kukin hallitus miettii työnsä kehittämistä. Ensin on hyvä määritellä prosessit ja sitten niitä tukevat työkalut, ei toisinpäin.

Hallituksen viestinnän kanavat

Jokainen hallitus tietää muutosvauhdin olevan kova, ja ymmärtää, että siitä pitäisi keskustella muuallakin kuin kokouksessa. DIFin tuoreen tutkimuksen mukaan hallitusjäsenet toivovat lisää dialogia disruptiosta ja liiketoimintaympäristön muutoksista. Kokoukset kerran kuussa eivät riitä. Hallituksen jäsenet käyttävät hallitusaineistoon perehtymiseen keskimäärin viisi tuntia, mutta muu viestintä, joka ei ole yhtä sensitiivistä, jää ilman tarvittavia välineitä käsittelemättä.

Hallituksen ja johdon roolien määrittely on äärimmäisen tärkeää, ja riippuen tilanteesta ja yrityksen kulttuurista, voidaan hallituksen jäseniltä odottaa enemmänkin aktiivisuutta.  Anu Nissisen mukaan kaiken viestinnän ei tarvitse tapahtua hallitusportaalin kautta ja kokee, että monenlaiset kanavat ovat työskentelyyn sopivia. Nissinen toteaa, että olisi hyvä, jos hallituksessa sovittaisiin viestinnän linjoista ja siitä, minkä tyyppisiä asioita viestitään missäkin kanavassa.