Boardmanin Olohuoneessa käytiin huhtikuun lopulla keskustelua hallituksen jäsenten yhtiölle tuomasta lisäarvosta ja digitalisaation hyödyntämisestä tässä. Alustajina tilaisuudessa toimivat Nasdaqin Michaela Högström, Fingertipin Milla Nevanlinna, Kuvenon Rasmus Nybergh sekä Redstonen Kaj Hagros. Tilaisuuden puheenjohtajana toimi Boardman-partneri Arto Hiltunen.

Hallitustyöskentelyn disruptio

Digitaalisia työkaluja otetaan kiihtyvällä tahdilla osaksi hallitustyöskentelyä. Paperipinoista, tulostelusta ja skannailusta on hiljalleen pilvipalveluiden ja muiden virtuaalisten tiedonjakamisvälineiden yleistyessä tullut yhä harvinaisempia ilmiöitä, ja uudet palvelut ja sovellukset pyrkivät nyt minimoimaan myös hallinnolliseen operatiivisuuteen kuluvaa aikaa.

Yhä nopeammin disruptoituvassa liikemaailmassa tarve nopeaan vasteeseen kasvaa, joten kaiken ylimääräisen minimointi on tarpeen. Kompleksisien muutosten keskellä asiat saattavat helposti mennä ohi, jos hallitustyö on jäykkää eikä keskity olennaiseen. Uusien tarvittavien kyvykkyyksien kehittämisen merkitys kasvaa, eikä ongelmaratkaisukyky tai valppaus ole koskaan ollut yhtä tärkeää kuin nyt.

Toiminta- ja johtamiskulttuurilla on valtava merkitys yhtiöiden digitalisaation eteenpäin viemisessä. Itseohjautuvat yritysmallit, joissa koko yritys tekee yhteistyötä ja päätöksiä, ovat yleistymässä, ja tärkeä kysymys onkin, miten hallituksen ja johdon roolit tulevat muuttumaan tulevaisuuden liikemaailmassa. Hallitusjäsenten lisäarvo perustuu pitkälti strategiseen keskusteluun sekä päätöksentekoon kokouksissa. Jos kaikilla muilla aloilla ja toiminnassa tapahtuu disruptiota, niin olisi hölmöä kuvitella, että sitä ei tapahtuisi myös hallitustyöskentelyssä.

Digitaalisten työkalujen hyödyntäminen

Hallitustyöskentelyn on jatkossa oltava yhä läpinäkyvämpää. Avoin keskustelu ja kehittäminen hallituksen sekä muiden yrityksen toimijoiden kanssa luo yhteistä agendaa ja päätöksiä. Tämä vaatii kommunikaatiota, jossa digitaaliset apuvälineet ovat keskeisessä asemassa. Monia työkaluja on onnistuneesti otettu käyttöön. Keskustelua käydäänkin nyt siitä, miten niitä olisi parhaiten hyödynnettävä. Kaikkia hallitustyöhön tarvittavia ominaisuuksia on sovelluksissa ja portaaleissa saatavilla, mutta toistaiseksi hallituksilta puuttuu jossain määrin osaamista välineiden käytössä. Tämä ei johdu siitä, etteikö hallitusjäsenillä olisi kyvykkyyttä oppia käyttöä, vaan ennemmin organisaatioiden sisäisestä muutosjäykkyydestä.

Toinen tärkeä huomioitava asia on tietenkin myös se, miten eri digialustoilla konkreettisesti toimitaan ja kommunikoidaan. Hallituksen on määriteltävä selkeät pelisäännöt, joilla yhteinen työkalujen hyödyntäminen on kaikista sujuvinta. Kommentteja täyteen ahdetut monimutkaiset tiedostot, väärinkäytökset, tietovuodot ja ajankäyttö ovat vain pieni osa mainittavista riskeistä, joita hallituksen on huomioitava ennen uusien työkalujen käyttöönottoa.

Nykyajan digitaaliset työkalut vastaavat monenlaisiin hallitustyöskentelyn tarpeisiin. Yksi ja sama tapa ei kuitenkaan toimi kaikille. Hallitusportaalit automatisoivat prosesseja ja nopeuttavat päätöksentekoa mahdollistaen keskittymisen strategiaan hallituksen kokouksissa. Portaali mahdollistaa hallinnollisten toimintojen minimoimisen ja helpottaa esimerkiksi sihteerin työtä pöytäkirjan esivalmisteluissa. Sovelluksia on myös kokonaisvaltaiseen päätöksenteon kehittämiseen sekä kokousten ulkopuoliseen keskusteluun mahdollistamiseen niin hallituksen jäsenten kesken kuin johdon ja henkilöstön kanssa.

Yritysten on mietittävä omat tarpeensa ja niihin parhaat ratkaisut. Vaikka tiettyjä huolenaiheita tuntuu olevan niin tietoturva-asioiden kuin hallituksen ja johdon roolien sekoittumisen osalta, uudet mallit ovat perehtymisen arvioisia, sillä useimmiten ne tuovat kuitenkin enemmän tehokkuutta ja mahdollistavat hallitusjäsenten osaamisen paremman hyödyntämisen yhtiön eduksi.

Kirjoittanut Emma Koivusalo ja Taru Lindeman