Toimitilapuolella puhaltavat muutoksen tuulet ja johtotähtenä loistavat työn tekemisen uudet tavat ja asenteet. Tulevaisuuden toimistoista puhuttaessa päivän sanat ovat monitoimitila ja muuntojoustavuus, mutta mitä nämä tarkoittavat käytännössä? Millaisissa tiloissa työtä jatkossa tehdään ja tarvitaanko toimistoja ylipäätään enää?

Edellä mainittuihin kysymyksiin pureutuva Boardman-tilaisuus toteutettiin paneelimaisena keskusteluna asiantuntijoiden ja osallistujien kesken. Tilaisuuden moderaattorina toimi Katri Viippola, Varmalta ja paneelikeskusteluun osallistuivat Ilkka Tomperi, YIT:lta sekä Simo Kajaste, Hasan-ryhmästä.

Havaintoja työelämästä juuri nyt!

Suomalaisessa työelämässä tapahtuu uudistuksia vauhdikkaammin kuin pitkään aikaan. Keskusteluissa nousevat termit, kuten post-covid-aika, uusi normaali, korona-exit, paluu normaaliin sekä entry-strategia.

Tilaisuuden moderaattorin ja Varman viestintä-, HR- ja vastuullisuusjohtajan Katri Viippolan mukaan ei ole väliä, mitä edellä mainituista termeistä käytetään. Olennaisempaa olisi kaikissa organisaatioissa koosta riippumatta pysähtyä hetkeksi miettimään, mitä nämä muutokset tarkoittavat oman yrityksen näkökulmasta.

Viippola nosti puheenvuorossaan esille myös sen, että työn ja työtapojen muutos on viime aikoina puhututtanut merkittävästi myös mediassa, joka omalta taholta etsii vastausta siihen, miltä työelämän seuraava vaihe näyttää? Pitääkö yritysten tukea hybridi- vai etätyötä ja miten monipaikkatyötä voidaan tulevaisuudessa johtaa?

Kiinnostavaa on myös huomata, kuinka amerikkalaiset teknologiajätit ovat haparoineet omissa hybridityön linjauksissaan. Viippola nosti esille esimerkkinä Applen tai Amazonin, jotka ovat tehneet tiukkoja linjauksia työntekijöidensä etätyölinjauksiin. Tosin, nyt on tehty jo korjausliikkeitä, kun Apple on lykännyt läsnätyöhön palaamista, Google on ilmoittanut viidenneksen sen työntekijöistä jatkavan pysyvästi etätyössä ja Facebookin toimitusjohtaja Mark Zuckerberg on todennut “etätyön olevan tulevaisuutta”.

Muutoksia on tehty myös Suomessa. Esimerkiksi Maaseudun Tulevaisuuden toimitus siirtyi pysyvästi etätöihin ja luopui pääkonttoristaan. Tampereen innovaatioyliopisto pilotoi monipistetyötä, eli he toimittavat työntekijöille kotiin työpisteen.

JLL:n suomalaisille toimistotyöntekijöille (5/2021) toteuttaman kyselyn mukaan etätyö mielletään positiiviseksi sen joustavuuden, tehokkuuden ja aikaansaamisen näkökulmasta. Työntekijät säästävät aikaa työmatkoissa. Kotiympäristö mielletään rauhalliseksi paikaksi tehdä töitä ja Suomessa oleva hyvä teknologia mahdollistaa sen, että pystytään rakentamaan hyvällä teknologialla huokoisuutta arkeen. Myös Työterveyslaitoksen työ ja työkyky -hankkeen mukaan etätyö on tehnyt hyvää suomalaisten terveydelle.

Viippola korostikin, että paluuta vanhaan ei ole. “Olemme puolessatoista vuodessa oppineet niin paljon uutta, että se vaikuttaa väkisin tapaamme tehdä töitä,” totesi Viippola. Nyt keskiöön nousevat ihminen ja hyvinvointi. Näin ollen yritysten tulee laatia suunnitelma, miten organisaatiossa tehdään töitä nyt ja tulevaisuudessa.

Toimitilojen muotoilussa ihminen ja hyvinvointi keskiössä

Tilaisuudessa kuultiin myös konkreettinen case-esimerkki muuntojoustavien toimitilojen rakentamisesta ja toimitilojen merkityksestä työntekijöille Hasan-ryhmän toimitusjohtaja Simo Kajasteelta.

“Vuonna 2017 aloimme etsiä uutta toimitilaa. Olimme etsimässä yrityksellemme uutta kotia,” avasi Kajaste. Kajaste kiersi usean vuoden ajan Helsingin kantakaupungissa erinäisissä kohteissa etsimässä paikkaa, joka tuntuisi oikeanlaiselta kodilta yritykselle.

Uusi kohde löytyi ja juuri ennen koronaa 23.12.2019 allekirjoitettiinkin vuokrasopimus uusiin tiloihin Vallilaan. Pian kuitenkin havaittiin, että korona muutti selkeästi työntekijöiden tapaa tehdä töitä ja hybridityö nousi kaikkien huulille. Hasanilla kokeiltiin muuton aikana coworking-tiloja, jonka aikana Kajaste ymmärsi toimitilojen todellisen merkityksen.

Tämän välivaiheen aikana Kajaste oivalsi, että työntekijöille on väliä, missä työpaikka sijaitsee ja millainen se todellisuudessa on, vaikkei siellä edes kävisikään. “Toimitilojen muutos ilmenikin yhdeksi vaikeimmista projekteista, joita olen työelämän aikana tehnyt,” totesi Kajaste.

Vaikka coworking-tilat toimivat funktionaalisesti, niistä jäi puuttumaan kaksi olennaista tekijää asiantuntijaorganisaatioiden työelämää ajatellen. Ensinnäkin vahvasti itseohjautuvassa asiantuntijaorganisaatiossa, kuten Hasan, tila on Kajasteen mukaan yksi harvoista hyvin konkreettisista asioista, joilla voidaan johtaa ihmisiä ja rakentaa kulttuuria.

Toiseksi toimitiloilla on myös vahva brändillinen elementti. Se on kilpailuetu niin erottautumisessa houkutellessa uusia työntekijöitä kuin myös asiakkaiden kesken. “Me voimme erottua tilalla, miltä se näyttää, tuoksuu. Sillä on suuri vaikutus nykyisiin sekä potentiaalisiin tuleviin työntekijöihin ja asiakkaisiin,” totesi Kajaste.

Kajaste kertoikin, kysyneensä itseltään useasti voisiko yritys toimia ilman tiloja ja päätynyt aina samaan vastaukseen: “Funktion kannalta kyllä, mutta kaksi edellä mainittua muuta puoltaa ei:tä.”

Kajaste kertoi myös yllättyneensä, kuinka vahva vaikutus toimitiloilla on työntekijöihin. Kaikilla on vahvoja mielipiteitä siitä, miten töitä tehdään ja sitä ei voi väheksyä. Toimitiloihin liittyy myös paljon symboliikkaa.

Tulevaisuuden toimitilat

YIT:n johtoryhmän jäsene Ilkka Tomperi avasi tilaisuudessa toimistojen historiaa ja evoluutiota. “Nyt eletään “toimisto palveluna”-maailmaa, jossa keskiössä on työntekijöiden hyvinvointi, tuottavuutta tukevat tilat sekä joustavuus”. Toimistot eivät siis tule katoamaan. Keskiöön nousevat enemmänkin täysin uudenlaiset tarpeet, jossa toimistoilla on täysin uudenlainen rooli.

Tomperi korostikin, että paluuta entiseen ei ole. Työtiloja ja toimistoja mietittäessä tulisi ottaa huomioon:

• Saavutettavuus eli sijaitseeko toimisto sellaisilla paikoilla, jonne työntekijöiden on helppo tulla.
• Inklusiivisuus eli palveleeko työtila erilaisten työntekijöiden erilaisia tarpeita.
• Tukeeko tilat työhyvinvointia ja sitä kautta työtehoa, koska hyvinvoivat työntekijät ovat tunnetusti tehokkaampia, kuin ne, jotka kärsivät.
• Toimiston ympäristöystävällisyys ja vastuullisuus eli sopiiko toimisto yrityksen imagoon ja tukeeko se yrityksen brändiä.
• Onko toimisto rakennettu hybridityöskentelyä tukevaksi ja dynaamiseksi.

Tulevaisuudessa työtiloja tulisi suunnitella suoraan siellä työskentelevien ihmisten tarpeiden pohjalta. Miten nämä tarpeet sitten selvitetään? Tomperin mukaan kysymällä suoraan heiltä.

Työtilat tulee rakentaa niin, että ne ovat helposti muokattavissa työntekijöiden tarpeisiin nähden. Toimistojen viihtyvyyteen tulee panostaa ja niiden tulee olla houkuttelevia. Tilaisuudessa nousikin esille lukuisia konkreettisia keinoja, joilla houkuttelevuutta voidaan parantaa mm. taiteen, palveluiden ja tilaisuuksia tuomalla työpaikoille tai niiden läheisyyteen.

Sen sijaan hallituksen tulisi varmistaa ja osata kysyä johdolta, että onhan suunnitelmat työntekijöiden työskentelytavoista selvät ja tuetaanko niitä riittävissä määrin. Niin kuin edellä on todettu, tutkimusten mukaan työhyvinvoinnilla on merkittävä myönteinen yhteys yritysten tulosmittareihin, kuten tuottavuuteen, voittoon, asiakastyytyväisyyteen, työntekijöiden vähäisempään vaihtuvuuteen, sairauspoissaoloihin ja tapaturmiin ja sitä kautta myös yrityksen menestykseen tässä nopeasti muuttavassa maailmassa. Toimistotiloja pitääkin ajatella pikemminkin investointina tuottavuuteen ja työhyvinvointiin kuin vain kustannuksena.