Kohti paperitonta hallitustyötä

24.1.17 AdminControl/ BoardMapping aamiainen

Digitalisaatio hämmästyttää mahdollisuuksillaan, mutta kammoksuttaa vieraudellaan. Muutosvaihe voi tuntua työläältä, mutta käytännön hyödyt ovat kiistattomat. Voimmeko jo unohtaa allekirjoituksen metsästyksen ja printterien paperitukokset osana hallitustyötä? Näistä teemoista keskusteltiin Boardmanin ja AdminControllin hallitusten sihteerien aamiaistilaisuudessa.

Hallitustyön digitalisaatio

Digitaalista liiketoimintaa ymmärtääkseen, tulee hallituksenkin toimia digitaalisesti, kiteytti Henrikki Hirvonen AdminControl Finland Oy:sta puheenvuoronsa sanoman.

Hirvonen esitteli osana puheenvuoroaan mielenkiintoisia tutkimustuloksia hallitustyön välineistöstä Suomessa: paperi käsittää edelleen 20 prosenttia välineistöstä, sähköposti 70 prosenttia. Sähköiset portaalit vievät vasta kymmenen prosentin osuuden. Tulevaisuudessa tilanteen uskotaan olevan toinen.

Moni hallitustyötä tekevä tunnistaakin selkeän tarpeen turvallisempien ja ennen muuta helpompien digitaalisten työvälineiden ja prosessien käyttöönotolle hallitustyössä. Helppouden puuttuessa tietoturvallisuus kärsii, kun turvalliset välineet ja prosessit kiireessä korvataan epävirallisilla reiteillä – helppouden ja nopeuden nimissä.

Boardman Oy:n partneri Timo Tiihonen puolestaan pureutui puheenvuorossaan hallituksen itsearviointiin ja toiminnan kehittämiseen digitaalisuutta hyödyntäen. Boardman Oy:n kehittämän BoardMapping -hallituksen itsearviointityökalun avulla hallitus voi arvioida toimintaansa sähköisesti.

Hyödyllistä BoardMappingin käyttäjälle on muun muassa arvioida edistysaskelia ja haasteita vertailemalla vastauksia edellisen vuoden tuloksiin. Digitalisaatiokaan ei kuitenkaan poista tarvetta käydä perusteellisia keskusteluja toiminnan kehittämisestä sekä omistajien, hallituksen ja johdon näkemyksistä.

Paperiton tulevaisuus

Vesa Karvonen Paroc Group Oy:stä kertoi puheenvuorossaan käytännön kokemuksia hallituksen sihteerin roolista ja työskentelytavoista digitalisoituvassa hallitustyössä.

Erityisesti kiitosta Karvoselta saivat AdminControlin hallitusmateriaalien jako- ja arkistointityökalut. Kuuntelijoita puolestaan puhuttivat tietosuoja-asiat, kuten suojattu pöytäkirjan hyväksyminen sekä pöytäkirjojen turvattu allekirjoitustoiminto.

Keskustelun suurimmaksi kysymykseksi nousi lopulta hallitustyön täydellinen digitalisoiminen, sen mahdollisuus vai mahdottomuus. Muutosvaihe vaatii aikansa, tavat ja tottumukset puhuvat vielä ainakin osittaisen paperityön puolesta. Hallitustyön kokonaisvaltainen digitalisointi – kaiken toiminnan sähköistäminen aina vuosisuunnittelusta, esityslistoihin, kokouksiin valmistautumiseen ja läpivientiin sekä toiminnan arviointiin ja pöytäkirjojen hyväksymiseen – ei kuitenkaan ole enää kaukana.

Julkaistu 6.2.2017
Yhteenveto: Elina Harju, Boardman