Päätöksentekoketjun pelikirja

Päätöksentekoketjun pelikirja

OHJ-kehittämisfoorumin toisessa kokouksessa Boardmanin Olohuoneessa Hanna Sievinen ja Ari Virtanen avasivat väitöskirjatutkimuksiaan, ja ryhmä keskusteli niiden innoittamana muun muassa hallituksen strategisesta vaikuttavuudesta, omistajien roolista hallitustyöskentelyn kehittämisessä, sekä hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan välisestä suhteesta. Tilaisuuden avasi ja keskustelua moderoi OHJ-kehittämisfoorumin puheenjohtaja Mikko Haapanen.

OHJ-kehittämisfoorumiin on liittynyt kaksi uutta väitöskirjatutkijaa, Jari Ovaskainen sekä Tommi Juusela. Jari Ovaskainen tekee väitöskirjatyötään hallitustyöskentelyn lisäarvosta yrityksen elinkaaren kontekstissa, ja Tommi Juusela tutkii pääomasijoittamista perheyrityksissä ja sen vaikutusta omistajien, hallituksen ja johdon päätöksentekoketjuun.

Yhteistyön kirjoittamattomat säännöt

Hallituksen ja johdon välisessä yhteydenpidossa on paljon formaaleja käytäntöjä, joita yhteisesti noudatetaan, mutta myös paljon epäformaaleja, kirjoittamattomia toimintatapoja siitä, miten agendat syntyvät ja miten keskusteluja käydään. Hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan tiivis yhteydenpito on hallitusammattilaisille ja johtoryhmille itsestäänselvyys, mutta akateemisesti teema on tuore.

Väitöskirjadatasta nousi vahvasti esille itseregulaation merkitys. Epäformaaleihin prosesseihin kuuluu hallituksen jäsenten mahdollinen kanssakäyminen johdon kanssa myös hallituksen kokousten ulkopuolella.  Kirjoittamattomat säännöt tuovat aina oman riskinsä interaktioon, ja hallituksen jäsenten toimiessa itsenäisellä mandaatilla on tärkeää määritellä tarkkaan päätöksentekoketjun dynamiikka ja yhteiset pelisäännöt.

Keskustelussa nostettiin hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan lisäksi myös aktiiviset ankkuriomistajat. Jos heillä on edustaja hallituksessa, he muuttavat vallan jakautumista ja työskentelyn dynamiikkaa. Omistajan tulisi lisäksi ottaa vastuuta toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan valtapositioiden määrittelemisessä.

Kognitiivinen konflikti hallitustyön tukena

Hyvä hallitustyöskentely vaatii kognitiivista konfliktia, jossa aktiivisesti kyseenalaistetaan keskustelua ja päätöksiä eri näkökulmista. Jos konfliktia ryhdytään tietoisesti siivoamaan yksipuolistamalla hallitusta, sopimalla asioista etukäteen johdon ja joidenkin hallituksen jäsenten välillä, tuoreita näkökulmia ja moniulotteista ongelmanratkaisua harvoin syntyy. Usein yksimielinen ja formaali hallitus kieliikin tietyntasoisesta laiskuudesta.

Johdon tutkimusta on tehty suurimmalta osin normatiivisesta näkökulmasta, eli siitä, miten hallituksen tulisi prosessien ja normien mukaan toimia. Nyt huomiota on alettu kiinnittää siihen, miten hallituksissa oikeasti toimitaan mallien ulkopuolella.

Hallitusarvioinnit vaativat sitoutumista

Hallitustyöskentelyn arvioinneissa epäformaali kommunikaatio ja yhteistyö päätöksentekoketjussa on ollut mukana ainoastaan implisiittisesti, vaikka toimiva interaktio yleensä tarjoaakin yritykselle suuren lisäarvon. Arviointeja olisi hyvä kehittää kartoittamaan monipuolisen ja tiiviin interaktion hyödyt ja haitat kaikille osapuolille omistajasta toimitusjohtajaan, ja ulottaa arvioinnit kattamaan myös epäformaaleja toimintatapoja mahdollisimman laajasti.

Hallitusarvioinnit yleistyvät, ja hallitusten ja johtoryhmien on totuttava enenevään avoimuuteen ja palautteenantoon. Hallitusarvioinneilla on suuri arvo, jos niihin sitoudutaan ja jos niitä toteutetaan tulevaisuuskeskeisesti. Hallitus on ensisijaisesti vastuussa siitä strategisesta matkasta, jonka yritys tulee taittamaan, ja on tärkeää kartoittaa, tuottaako hallitus matkalle lisäarvoa vai tuhoaako se sen.

Kolmen vuoden päähän on lähes mahdotonta tehdä tarkkoja ennusteita, mutta kompassisuunta on hyvä määrittää, ja tarjota hallitusjäsenille mahdollisuus tehdä syväsukelluksia itse työhön. Yrityskulttuurin on tuettava asioiden eteenpäin viemistä, mutta esimerkiksi seuraajasuunnittelu tuntuu olevan haaste jokaisessa yrityksessä.

Omistajien, hallituksen ja johdon päätöksentekoketjun paradigma on murroksessa. Tom von Weymarn esitteli tilaisuudessa pohdintojaan siitä, minkälaisia muutoksia on luvassa ja mitä eri tiimien olisi hyvä ymmärtää. Teemaan voit tutustua tarkemmin täältä