Miten on hyvä varautua perättömiin whistleblowing- eli väärinkäytösilmoituksiin?

Miten on hyvä varautua perättömiin whistleblowing- eli väärinkäytösilmoituksiin?

Blogin kirjoittaja Erika Heiskanen

Monia huolettaa, minkälainen taakka pakolliseen whistleblowing-kanavaan jätetyt perättömät ilmoitukset tulevat olemaan. On totta, että ilmoituskanavaa voidaan myös käyttää väärin. Kuitenkin, kun katsomme kymmenien asiakkaiden tilastoja, näyttää siltä, että pääosin huoli on turha. Asiakasdatamme seurailee kansainvälisiä keskiarvoja: pahantahtoisia ilmoituksia tulee todella vähän.

On kuitenkin hyvä valmistautua ja varautua siihenkin mahdollisuuteen, että saadaan pahantahtoinen ilmoitus. Erityisesti on syytä huolehtia, että hallinto ja kaikki prosessit toimivat niin, että ne todistusvoimaisesti turvaavat organisaation etua ja suojaavat myös hallitusta vaikeassa tilanteessa.

Mikä synnyttää pahantahtoisia ilmoituksia? Ymmärtämällä näitä juurisyitä osataan myös varautua sekä suojautua näiltä ilmoituksilta. Ja joiltakin osin voidaan myös parantaa omia toimintatapoja niin, että riskin todennäköisyys on mahdollisimman pieni.

Työntekijän strategisesti ajoitetut whistleblowing-ilmoitukset

Direktiivi suojaa ilmoittajia vahvasti erilaisilta kostotoimenpiteiltä. Ilmoittajaa ei esimerkiksi voi irtisanoa tai ohittaa ylennyksissä. Myös työkyvynarvioon ohjaaminen voidaan tulkita kostotoimenpiteeksi. Ja tavanomaisuudesta poiketen, todistustaakka syyttömyydestä on organisaatiolla. Ilmoittajan ei siis tarvitse todistaa, että hänelle on kostettu vaan tarvittaessa organisaation on todistettava, että kostotoimenpiteisiin ei ole syyllistytty. On tilanteita, joissa työntekijällä voi olla kiusaus tehdä strateginen whistleblowing-ilmoitus.

Olemme tunnistaneet joitakin riskialttiita tilanteita. Ensimmäinen, ja ehkä yleisin, on tilanne, jossa työntekijä on suorituksenohjaus-prosessissa huonon työsuorituksen vuoksi ja hän tunnistaa irtisanotuksi tulemisen riskin. Halu säilyttää oma työpaikka voi tuoda mieleen ajatuksen, että whistleblowing-ilmoituksen tekeminen pelastaa työpaikan.

Toinen motiivi voi olla ilmoittajan kostotoimenpide jostakin kokemastaan vääryydestä. Joskus ihmisillä on pitkä muisti ja katkera mieli. Voi myös olla niin, johto on jossakin asiassa ollut osaamaton ja aiheuttanut asiattomalla käytöksellä tai epäoikeudenmukaisilla ratkaisuilla tarpeetonta tunnekuormaa organisaatioon. Työntekijän mieleen voi nousta ajatus, että kohdistamalla ilmoituksen tuohon henkilöön, voisi saada oikeutta.

Joskus kokonainen yritys voi toimia koulukiusaajan tavoin. Tällöin puhutaan ns. kilpailijan kiusanteosta. Jostakin syystä reilun kisan sijaan huomio kiinnittyy kilpailijoiden kampittamiseen ja tällaisesta organisaatiosta voi kehkeytyä eräänlainen whistleblowing-trollitehdas.

Miten hallinto turvaa organisaation etua

Kun tilannetta tarkastelee huolellisuusvelvoitteesta käsin, turvallisinta on tutkia kaikki ilmoitukset huolella. Huolellinen tutkinta varmistaa, että aidot tapaukset tulevat esille. Joskus pahantahtoiselta vaikuttavakin ilmoitus voi osoittautua todeksi. On kiusallista, jos asia jätetään tutkimatta ja myöhemmin osoittautuukin, että ilmoitus on ollut aiheellinen. Tästä voi koitua yritykselle sekä hallitukselle haittaa.

Toinen keskeinen varautumisen keino on laadukas hallinto. Hallituksen roolista käsin on tärkeä vaatia johtoa toteuttamaan hallinto laadukkaasti ja haastaa myös johtoa pysymään ajan tasalla yritysetiikan kehityksestä. Kun henkilöstö- ja taloushallinto ovat ammattimaisesti toteutettuja, esihenkilöt on koulutettu laadukkaaseen ja eettiseen suorituksen johtamiseen ja kaikki toimenpiteet dokumentoidaan huolella, murheita kertyy vähemmän.

Huolellinen kirjaaminen on avainroolissa myös tilanteissa, joissa on pystyttävä osoittamaan, että esimerkiksi kurinpidolliset toimenpiteet eivät olleet kostotoimenpiteitä whistleblowing-ilmoituksesta.

Jatkuva raportointi ja läpinäkyvyys, auki kirjoitetut hallinnolliset prosessit ja vastuunjako sekä hallinnon ammattilaisten vuosikellon mukainen raportointi suoraan hallitukselle, turvaavat hallituksen keinoja olla ajan tasalla yrityksen tilanteista. Ne auttavat hallitusta varautumaan ja suojautumaan myös pahantahtoisten ilmoitusten varalta.

Keskeisessä roolissa ovat ilmoitusten käsittelijät. Se miten hyvin he osaavat tutkia ilmoituksia ja haastatella ihmisiä, vaikuttaa lopputulokseen monella tasolla. Vaikka asiat olisivat oikein, mutta tutkinta suoritetaan taitamattomasti, voi jälki olla yritykselle tuhoisa.

Ilmoitusten seuranta ja johtopäätökset hallituksen agendalla

Hallituksen vuosikello on hyvä päivittää sisältämään whistleblowing-ilmoitusten käsittely. Samassa yhteydessä on hyvä keskustella siitä, mitä asioita hallitus ilmoitusten osalta seuraa sekä mitä pidetään erityisen tärkeänä. Mikä on osa riskienhallintaa ja mikä on tärkeää tietoa organisaation tulevaisuuden kannalta?

Samalla tulee päivitettyä, miten usein raportoidaan, ja erityisesti, onko muita mittareita ja mittauksia organisaation tilasta vai nojataanko puhtaasti johdon tuomiin sanallisiin viesteihin. Tiedolla johtaminen kannattaa näissäkin eettisyyteen liittyvissä kysymyksissä ja auttaa aistimaan vaaran paikkoja etukäteen.

Pahantahtoisten ilmoitusten sanktiointi

Pahantahtoisten ilmoitusten sanktiointi on direktiivissä mahdollistettu ja siitä säätäminen on jätetty kansallisella tasolla säädettäväksi. Toivotaan, että jonkinlainen sanktio tulee osaksi kokonaisuutta.

Sanktion kokoluokka on tasapainoilua myös sen kanssa, miten mahdollinen sanktio ehkäisee epävarmoja, mutta vilpittömiä ilmoittajia tekemästä ilmoituksen. Asiallisten ilmoitusten tulematta jääminen olisi yrityksille menetys.

Blogin kirjoittajasta

Blogin kirjoittaja Erika Heiskanen on Juuriharja Consulting Group Oy:n perustajapartneri ja Boardmanin Liikkeenjohdollinen tutkimusryhmän jäsen vuodesta 2012. Erika on auttanut sekä yksityisen sektorin että julkishallinnon toimijoita etiikan kysymyksissä, haasteissa ja ratkaisuissa yli 20 vuoden ajan. Erikan viimeisin kirja on Eettinen johtaminen – tie kestävään menestykseen (2008). Lisää aiheesta täältä!