Rekisteriseloste

Boardmanin sidosryhmä- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Tässä asiakasrekisteriselosteessa kuvataan Boardman Oy:n tietosuojakäytännöt ja se sisältää tietoa muun muassa siitä, miten Boardman käsittelee henkilötietoja, minkälaisia tietoja Boardman voi kerätä, mihin tarkoituksiin Boardman voi käyttää henkilötietoja sekä tietoa henkilön oikeuksista koskien kerättyjä henkilötietoja. Boardman noudattaa tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä. Seloste on päivitetty 12.1.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:
Boardman Oy (y-tunnus 1750707-8).
Urho Kekkosen katu 2 C
00100 Helsinki

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Heli Koukkula-Teixeira
heli.koukkula@boardman.fi

2. Rekisterin nimi

Boardmanin sidosryhmä- ja markkinointirekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Boardman käsittelee henkilötietoja, jotta voimme tarjota palveluja asianmukaisesti ja lainmukaisesti, siltä osin kuin ne liittyvät sidosryhmä- ja yhteistyökumppanuusssuhteiden hoitamiseen, markkinointiin, hallinnointiin ja kehittämiseen.

Boardman käsittelee henkilötietoja sen järjestämisvastuulle kuuluvissa sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille suunnatuissa tapahtumissa, työpajoissa, kokouksissa ja matkoja koskevissa järjestelyissä sekä niihin liittyvässä viestinnässä mukaan lukien yleishyödyllinen tiedottaminen ja yhteisöille kohdistettu viestintä.

Boardman käsittelee henkilötietoja myös sidosryhmille ja yhteistyökumppaneille suunnatussa muussa viestinnässä kuten kyselyissä, tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa (esim. uutiskirjeet), ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Näissä tarkoituksissa henkilötietoja käsitellään myös viestinnän, tiedottamisen ja markkinoinnin suunnittelussa, toteuttamisessa ja kehittämisessä.

Rekisteröity voi kieltää häneen kohdistetun suoramarkkinoinnin.

4. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilöryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja Boardman Oy:n nykyisistä henkilö- ja yritysasiakkaista ja myös potentiaalisesta asiakaskunnasta. Rekisteriin kerätään olennaiset henkilötiedot, joita katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite
  • Matkapuhelinnumero
  • Yritys ja asema
  • Yrityksen osoitetiedot
  • Suoramarkkinointia koskevat asiakkaan tekemät valinnat
  • Muut mahdolliset palveluiden ja tapahtumien edellyttämät tiedot (mm. osallistumiset tapahtumiin ja ilmoitetut ruokavaliot)

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään julkisista lähteistä kuten organisaatioiden internetsivustoilta, rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja erilaisten Boardmanin järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai valmennusten yhteydessä. Tietoa syntyy myös osana Boardmanin toimintaa henkilön osallistuessa tapahtumiin, kokouksiin ja kun hänelle kohdistetaan viestintää.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Rekisterin sisältämät rekisteröityjä koskevat perustiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeellista yhteistyökumppani- tai sidosryhmäsuhteen kehittämisen ja hoitamisen kannalta. Tietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan säännöllisin väliajoin.

Boardmanin suoramarkkinointitarkoituksiin keräämiä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen suoramarkkinointia koskevien toimenpiteiden saattamiseksi loppuun.

Boardman arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Boardman toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterinpitäjä luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille vain rekisteröidyn omalla suostumuksella tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tapahtumaan ilmoittautuneen asiakkaan henkilötietoja tapahtumakumppaneille.

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja EU- tai ETA – alueen ulkopuolelle.

8. Rekistöröidyn tarkastusoikeus, tietojen muuttaminen ja poisto

Asiakkaalla on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Boardmanin on samalla ilmoitettava rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Asiakas, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö Boardmanille omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Asiakkaalla on oikeus tarkistaa ja muuttaa itseään koskevia tietoja Boardmanin asiakasrekisterissä.

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely mainontaa, suoramarkkinointia ja muuta markkinointia varten. Tietoja voidaan poistaa rekisteristä asiakkaan pyynnöstä tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Vain määrätyt henkilöt pääsevät käsiksi tietoihin ja tietoja käsittelevillä henkilöillä on voimassa oleva salassapitosopimus.

10. Valokuvaus ja videokuvaus

Saatamme ottaa valokuvia sekä videokuvata tilaisuuksissamme. Ellei tilaisuuteen osallistuja toisin ilmoita, osallistumalla tilaisuuteen hän antaa luvan valo- ja videokuvaamiselle sekä kuvien käyttöön tilaisuuden jälkeen myös markkinoinnillisissa tarkoituksissa. Jos et halua, että sinusta otettuja valokuvia tai videomateriaalia julkaistaan, ilmoitathan siitä kirjallisesti osoitteeseen anette.vuorenmaa(a)boardman.fi ja / tai heli.koukkula(a)boardman.fi tai käyttämämme tapahtumakutsujärjestelmän kautta ilmoittautuessasi tilaisuuteen.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Boardman pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Kaikissa tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä Heli Koukkula-Teixeiraan, heli.koukkula@boardman.fi.