Kehittyvä valiokuntatyöskentely listayhtiöissä

Kehittyvä valiokuntatyöskentely listayhtiöissä

Pörssiyhtiöt-kehittämisfoorumi kokoontui 4.6.2018 Roschierille keskustelemaan hallitusten valiokuntien ja komiteoiden tilanteesta ja roolista Suomessa sekä siitä mihin suuntaan työskentely on kehittymässä. Tilaisuuden isäntänä toimi Roschierin partneri Manne Airaksinen, joka aloitti tilaisuuden lyhyellä katsauksella valiokuntatoimintaan juristin näkökulmasta.

Erityisesti suurissa ja keskisuurissa listayhtiöissä tarkastusvaliokunnat ovat olennainen osa yhtiöiden sisäistä hallintoa

Ennen paneelikeskustelua toimitusjohtaja Mikko Nieminen kävi kattavasti läpi PwC:n selvitystä kaikkien 121 suomalaisen pörssiyhtiön valiokuntatyöskentelystä. Kahdella kolmasosalla suomalaisista listayhtiöistä on tarkastusvaliokunta, kun vuonna 2010 tarkastusvaliokunta oli 52 % yrityksistä. Kahdeksassa tarkastusvaliokunnassa kymmenestä on vähintään yksi nainen.

Paneelikeskustelussa kokemuksistaan kertoivat kokeneet hallitusammattilaiset Arja Talma, Heikki Westerlund, Mammu Kaario sekä Hannele Jakosuo-Jansson.

Onnistuuko hallitustyö ilman tarkastusvaliokuntaa?

”Vaikea kuvitella, että koko hallituksella riittäisi kaistaa käsitellä niitä asioita tarpeeksi syvällisesti”, Arja Talma vastaa Niemisen kysymykseen hallitustyöskentelyn onnistumisesta ilman tarkastusvaliokuntaa. PwC:n tutkimuksen mukaan yleisimmät perustelut sille, ettei tarkastusvaliokuntaa ole perustettu ovat sen vapaaehtoisuus sekä se, että hallitus vastaa sille kuuluvista tehtävistä.

”Yhdessä yhtiössä perustettiin tarkastusvaliokunta kesken kauden, kun totesimme, että hallituksen kokouksissa meni liikaa aikaa taaksepäin katsomiseen”, Kaario sanoo, ”toisaalta toisen yrityksen hallituksen kokoukset kestävät koko päivän, jolloin nämäkin asiat ehtii käsitellä”.

Ad hoc -työryhmä vai valiokunta?

Paneelikeskustelun moderaattori Mikko Nieminen avasi keskustelun ad hoc -työryhmistä kysymällä määräaikaisten työryhmien suosiosta hallituksissa tällä hetkellä. Panelistit vastasivat erityistilanteen, esimerkiksi yritysoston tai avainhenkilön rekrytoinnin, pakottavan työryhmän perustamiseen.

”Hyvä vuosikello ohjaa hallitustyön suunnittelua ja tarvetta ad hoc -ryhmille. Se antaa myös toimivalle johdolle mahdollisuuden ohjeistaa organisaatiota hallitustyön valmisteluun”, Hannele Jakosuo-Jansson sanoo.

Panelistit painottivat ad hoc -työryhmän roolia ja viestintää organisaatioon päin. ”Kommunikaatio muihin hallituksen jäseniin pitää toimia. Me olemme käyttäneet pilviportaaleja, jossa kaikki on kaikkien nähtävissä”, Mammu Kaario korostaa läpinäkyvyyden merkitystä.

”Pitää olla tarkkana siitä, mikä on ad hoc -työryhmän rooli, jos työskentely edellyttää porautumista organisaation aika syviinkin riveihin tiedonhaun osalta. Jonkun pitää olla sillanrakentaja ja fasilitaattorina myös organisaatioon päin”, Jakosuo-Jansson sanoo.

Valiokuntatyöskentelyn ei pitäisi kasvattaa työtaakkaa, vaan syventää toimintaa

Yleisökysymys asetelman säilyttämisestä niin, että hallitus on toimivaa johtoa varten eikä toisinpäin herätti keskustelua. ”Valiokuntatyöskentely rasittaa toimivaa johtoa, erityisesti toimitus-, talous- ja lakijohtajaa, jotka ovat kaikessa mukana”, Heikki Westerlund sanoo.

”Strategisempia teemoja käsitellessä otetaan teknisiä asiantuntijoita tai liiketoiminnan edustajia mukaan kokoukseen. Se on avainhenkilöille hyvä paikka oppia ja kehittää vaikuttamista hallitukseen”, Jakosuo-Jansson sanoo.

”Valiokuntatyöskentelyn ei pitäisi suurentaa työtaakkaa, vaan syventää toimintaa”, Kaario sanoo. Valiokuntatyöskentely ei saa ylityöllistää toimivaa johtoa ja tässä hallituksen puheenjohtajalla on iso rooli toimia suodattimena siinä, mitä päästetään organisaation tehtäväksi.

Valiokunnan työn arviointi

Nieminen kysyy seuraavaksi valiokunnan työn arvioinnista. ”Monenlaista kokeilua on ollut”, Jakosuo-Jansson sanoo, ”Teimme kokeilun, jossa jokainen jäsen sai henkilökohtaisen numeerisen palautteen ja tämän lisäksi vielä kaikki henkilöt haastateltiin ja jokainen sai henkilökohtaisen kehityspalautteen. Onnistuminen riippuu paljon hallituksen kulttuurista ja siitä onko jäsenet tottuneet saamaan henkilökohtaista palautetta”.

”Hyvä testi hallituksen puheenjohtajalle on kokouksen jälkeen tunnustella pulssia”, Westerlund sanoo. ”Energisoiko kokous johtoa? Jos johto vaikuttaa ihan nääntyneeltä, on menty rajan yli.”

Jakosuo-Jansson korostaa dialogia toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan välillä kokousten välillä, sillä se vahvistaa luottamusta ja asioiden parempaa valmistelua. Yleisöstä kommentoidaan, että tarkastusvaliokunnan itsearvioinnista on ollut suuri hyöty, etenkin kun työskentelyssä on mukana ulkomaalaisia jäseniä.

Valiokuntatyöskentelyn suosion kasvu vaatii suunnitelmallisuutta

Valiokuntatyöskentelyn kasvu on selkeä trendi. ”2000-luvun vaihteessa valiokuntatyöskentelystä ei puhuttu lainkaan. Se on iso mahdollisuus, mutta arvioinnin ja kriittinen tuotoksen arviointi korostuu vuosi vuodelta”, Westerlund sanoo.

Parhaimmillaan valiokuntatyöskentely kehittää yrityksen toimintaa. ”Valiokunnan sisällä olemme miettineet miten toimintaa voisi kehittää. Valiokunnan tavoite on, että asiat on niin hyvin hoidettu, että hallitustyöskentelyssä voidaan keskittyä yhtiön kehittämiseen ja tulevaisuuteen”, Kaario sanoo.