Jaksossa pureudutaan hallituksen sihteerin rooliin. Jo Jorma Elorannan kirja Hallitus Johdon tukena opettaa, että sihteeri varmistaa puheenjohtajan onnistumisen. Onko näin? Mikä on hallituksen sihteerin rooli ja merkitys hallitustyön onnistumisessa?

Asiasta otetaankin selvää iLOQin lakiasiainjohtajan Jaana Klingan kanssa. Jaanalla on laaja kokemus hallituksen sihteerin tehtävistä ja lakiasioiden johtotehtävistä kansainvälisissä pörssiyhtiöissä Nokian Renkaissa, Vaconissa ja Ahlstromissä, konsulttiyhtiö PwC:ssä sekä työkokemusta eri asianajotoimistoista.

”Hyvä sihteeri on selkänoja hallitukselle”.

Jaana kokemukset hallituksen sihteeriydestä ovat alkaneet tytäryhtiöistä, jotka siihen maailman aikaan olivat enemmän operatiivisia. Hän kertookin jaksossa hauskan tarinan hallituksen kokouksesta, jossa hän toimi sihteerinä.

Jaanan mielestä hallituksen sihteerin rooli on todella monipuolinen. Onnistuessaan sihteeri huolehtii siitä, että hallitus pystyy keskittymään ydintehtäväänsä eli takaa hallituksen onnistumisen.

“Hän huolehtii, että hallitus hoitaa tehtävänsä ja oikein, niin kuin lait ja säännöt sanovat.”

Parhaimmillaan hallituksen sihteerin työ ei juurikaan näy eikä kuulu, mutta hommat hoidetaan oikein. Silloin puheenjohtaja ja koko hallitus voi olla luottavaisin mielin, että voivat keskittyä olennaisiin tehtäviin.

Hallituksen sihteeri on merkittävä taustatuki koko hallitustyölle. Lisäksi hallituksen sihteeri varmistaa, että kaikki hallitukselle kuuluvat tehtävät tulevat vuoden aikana suoritettua.

“Sihteeri on hallituksen ja puheenjohtajan luottoihminen.”

Lisäksi tehtävänä on nostaa esille uuden sääntelyn mahdollisia vaikutuksia liiketoimintaan ja mitä niistä pitäisi ottaa huomioon.

Hallituksen sihteerillä on myös merkittävä rooli varmistaa kokousten sujuvuus niin teknisesti kuin sisällöllisesti.

“Kaikki hoituu, kun se luottamus on olemassa puheenjohtajan, toimitusjohtajan ja sihteerin välillä.”

Hallituksen sihteeri auttaa ensinnäkin erityisesti etäkokousten aikana puheenjohtajaa huomioimaan esille tulevia puheenvuoropyyntöjä, mutta ennen kaikkea myös varmistaa, ettei keskustelu ajaudu väärille raiteille ja pysytään aikataulussa.

Jaana peräänkuuluttaakin, että hallituksen sihteerin roolissa on tärkeää osata käyttää pelisilmää, milloin pysyä taustalla ja milloin pyytää puheenvuoroa.

“Hän on taustavaikuttaja, mutta tarpeen tullen on uskallettava käyttää puheenvuoroa, kun keskustelu on ajautumassa väärään suuntaan.”

Hallituksen sihteerillä ei ole Jaanan mukaan muodollisia pätevyysvaatimuksia. Pätevyysvaatimuksia tärkeämpää on, että henkilö tuntee yhtiön liiketoiminnan hyvin.

“Jos ei tunne, on vaikea erottaa isoja asioita pienistä asioista.”

Jaksossa keskustellaan yksityiskohtaisesti hallituksen sihteeri roolista käytännössä ennen kokousta, kokouksen aikana ja sen jälkeen. Jaana jakaa jaksossa parhaat vinkit pöytäkirjan kirjaamiseen.

“Oikeasti homma, jota ei pidä hoitaa vasemmalla kädellä.”

Lisäksi jaksossa keskustellaan hallituksen sihteerin roolista kokousten ulkopuolella. Mihin hän vaikuttaa ja millaista on hallituksen sihteerin, hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan välinen yhteistyö kokousten ulkopuolella.

Kuuntele jakso! BoardTalks-jaksot ovat kuunneltavissa seuraavilta podcast-alustoilta:

SpotifyApple PodcastsSupla

Boardmanin hallitustyötä, omistajuutta, päätöksentekoa ja johtajuutta käsittelevässä BoardTalks-podcastissa keskustellaan kokeneiden hallitusjäsenten, johtajien ja omistajien työelämän merkityksellisistä opeista sekä syvennytään hallitustyöskentelyyn ja päätöksentekijöiden agendoilla oleviin ajankohtaisiin ilmiöihin.

Tutustu muihin jaksoihin täältä!