Hallitustyön muotoilu on monessa yrityksessä päivittämättä. Vaikka johtaminen ja kehittäminen etenee ripeästi, junnaa hallituksen rooli, lisäarvo, työkalut ja tekeminen paikallaan.

”Myös hallitusten on syytä keksiä itsensä uudelleen ja astua täysillä mukaan digiaikaan.”

Hallituskulttuuri on vanhakantaista, hallintolähtöistä ja toistaa vanhaa jargonia osakeyhtiölaista Työ, sen muotoilu ja johtaminen kehittyy kaikkialla. Myös hallitusten on syytä keksiä itsensä uudelleen ja astua täysillä mukaan digiaikaan.

Tässä blogissa käsittelen hallituspalvelu BAAS -ajattelua (Board As a Service). Ajatus syntyi ideasta kääntää reaktiivinen, raportoiva ja valvontarooliin keskittyvä hallituskulttuuri proaktiiviseksi, tulevaisuutta luotaavaksi, sparraavaksi ja tietoon perustuvaksi prosessiksi. Hallituksen tehtävä on ajaa yrityksen ja omistajien etua ja parhaiten se onnistuu tuomalla lisäarvoa tämän päivän ja huomisen haasteisiin. Omistaja luo mahdollisuudet, hallitus huomisen ja johto tulokset.

”Menestyvä omistajuus ja yritysten arvon kasvaminen tarkoittaa korotettua kykyä työllistää ja on kaikkien yhteinen ja jaettu etu.”

Hallitusten jäsenten työ ei ole hallituksessa istumista, vaan osa-aikaista työtä yritys- ja omistaja-arvon kasvattamiseksi. Menestyvä omistajuus ja yritysten arvon kasvaminen tarkoittaa korotettua kykyä työllistää ja on kaikkien yhteinen ja jaettu etu.

Siksi hallituksen työ ei voi perustua pelkästään kokouksiin, keskusteluihin ja kokouksia varten toimitettuihin materiaaleihin, vaan hyvin muotoiltuun sähköiseen toimintaympäristöön, hankkeisiin, osallistumiseen ja erilaisiin kohtaamisiin. Millaista sitten on hyvä hallituksen kohtaaminen?

”Hallituksen vuosikellosta on päästävä kohti toimintakelloa.”

Hallituksen vuosikellosta on päästävä kohti toimintakelloa. Hallitus palvelee tarpeen ja tavoitteiden mukaisesti yritystä sekä sen johtoa. Kohtaamisten agendan tulisi perustua johdon tarpeisiin, yhdessä sovittaviin kehitysalueisiin ja erityisteemoihin, jotka vievät yrityksen toimintaa eteenpäin.

Hyvissä yrityksissä yhtiön johto jakaa käytössä olevan ”insightin” eri asioista 1) tiedoksi 2) keskusteltavaksi 3) päätettäväksi oleviin asioihin. Tällöin hallitus ei noudata hallintokelloa, vaan palvelee yritystä tilanteen mukaan. Asiaa on aina lähes liikaa, joten hallitusmateriaali ei voi olla sama kuin käsiteltävät asiat. Hallituksen on puheenjohtajan johdolla yhdessä päätettävä kalliista ajankäytöstä.

”Hallituksen kokousmateriaalit ja kohtaamiset eivät voi olla ainoa käyttöliittymä hallitustyöhön.”

Hallituksen kokousmateriaalit ja kohtaamiset eivät voi olla ainoa käyttöliittymä hallitustyöhön. Reaaliaikaiset alustat, kuten Teams, Slack tai Googlen vastaavat luovat hallituksen toiminnalle työympäristön, jossa keskustelu, materiaalit, kohtaamiset, varaukset ja kalenterit yhdistyvät luontevalla tavalla. Näin hallitus kommunikoi johdon kanssa yhteisellä kanavalla ja työskentely jakaantuu luontevasti tapahtumien, tiedon, hankkeiden ja kohtaamisten välillä.

Hallitusmateriaali synnytetään sovittuina raportteina sekä yhdessä sovittavina hankkeina. Hallituksella on syytä olla oma hankelista esityslistan ja pöytäkirjojen rinnalla, jossa sovitaan mitä, kuka ja miten tehdään yhteisiä asioita kohtaamisten välillä.

Hallitusten kohtaamisten alussa on syytä käydä läpi alkavalle kohtaamiselle ja jokaiselle ryhmän jäsenelle tärkeimmät asiat.

Hallitusten kohtaamisten alussa on syytä käydä läpi edellisen kokouksen pöytäkirjan sijaan (kaikkien luettavissa muutenkin) odotukset alkavalle kohtaamiselle ja jokaiselle ryhmän jäsenelle tärkeimmät asiat.

Näin puheenjohtaja saa ajatuksia eri osapuolten odotuksista ja pystyy navigoimaan kokousta odotusten mukaisesti. Erityisesti toimitusjohtajan toiveet sparrauksesta ja päätöksistä on syytä huomioida erityisellä tavalla.

”Hallituksen puheenjohtajan tehtävä on pitää huolta onnistuneesta kohtaamisesta.”

Hallituksen puheenjohtajan tehtävä on pitää huolta onnistuneesta kohtaamisesta. Tämä vaatii taitoa johtaa keskustelua, synnyttää päätösehdotuksia, päätöksiä ja johtaa kohtaamisen agendaa.

Usein hyvän puheenjohtajan ominaisuudet poikkeavatkin hyvän toimitusjohtajan tai yrittäjän ominaisuuksista. Tavoitteena ei ole runnoa esityslistaa läpi, vaan synnyttää arvoa yhdessä.

Aikaa on aina liian vähän ja asioita liian paljon. Siksi ajankäyttöä on optimoitava ja lisäselvityksiä vaativia asioita liitettävä hankelistalle tehtäväksi kohtaamisten välillä. Huonossa hallituksessa kaiken työn tekee yrityksen johto. Hyvä omistaja rakentaa hallituksesta ryhmän, jossa lisäarvoa tuotetaan yhdessä ja erikseen kaikissa eri tilanteissa.

”Erityisesti toimivan johdon tunnetila on tärkeä.”

Hallituksen kohtaamisen lopussa on hyvä reflektoida eri osapuolten tuntemuksia onnistuneesta kohtaamisesta. Oliko tunnelma hyvä, saatiinko asioita aikaiseksi ja millä mielellä ryhmän jäsenet jatkavat kokouksen jälkeen.

Erityisesti toimivan johdon tunnetila on tärkeä. Millä mielellä toimitusjohtaja tulee tapaamisiin, miten hän kokee hallituksen lisäarvon ja millaisissa tunnelmissa hän jatkaa kohti seuraavia pettymyksiä.

Hyvän hallituksen kohtaaminen perustuu 1) älykkääseen toimintaympäristöön 2) odotusten hallintaan 3) ajankäytön ja lisäarvon suunnitteluun 4) hyvään tilannejohtamiseen 5) dokumentointiin ja työhön kohtaamisten välillä. Näin yrityksen omistajille ja johdolle syntyy hallituspalvelu, joka synnyttää ajan kanssa tyytyväisyyttä, tuloksia ja yhteistä osaamista.

Ville Tolvanen, hallitustyön ammattilainen
BAAS -ajattelua käsitellään Boardman Alumniverkoston tapahtumassa 3.2.2021

Lue lisää Alumni-toiminnasta klikkaamalla alla olevaa linkkiä.

Boardman Alumnit