Hallituksen tila toimia määrittyy toimitusjohtajan ja puheenjohtajan yhteistyössä

Hallituksen tila toimia määrittyy toimitusjohtajan ja puheenjohtajan yhteistyössä

BLOGI 4: Hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan yhteistyö -blogisarja

Satu Koskinen, väitöskirjatutkija

Edellisessä blogissani (Toimitusjohtajan aloite on…) totesin, että toimitusjohtajan ja puheenjohtajan väliset tilanteen mukaiset käytännöt vaikuttavat olennaisesti kahdenvälisen suhteen rakentumiseen. Samalla ne osaltaan ruokkivat säännönmukaisempia, hallitustyön valmisteluun liittyviä käytäntöjä, jotka taas ovat hallituksen työskentelyn kannalta ratkaisevan tärkeitä.

Osakeyhtiölain mukaan hallituksen puheenjohtaja vastaa siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa, ja toimitusjohtaja puolestaan siitä, että hallituksella on käytettävissään tehtäviensä hoitoon tarvittavat tiedot. Monet väitöstutkimukseeni osallistuneet puheenjohtajat alleviivasivat sitä, että puheenjohtajan rooliin ei kuulu tehdä päätöksiä yhtiössä, vaan päätöksentekijä on hallitus.

Hallituksen tila toimia ja tehdä päätöksiä määrittyy kuitenkin pitkälti toimitusjohtajan ja puheenjohtajan yhteistyössä. Näin siksi, että suurimmassa osassa yrityksiä se, mitä asioita, milloin, ja millaisella materiaalilla esiteltynä hallitus eteensä saa, ratkaistaan toimitusjohtajan ja puheenjohtajan parityöskentelyssä. Eräs erittäin kokenut puheenjohtaja kuvasi toimitusjohtaja-puheenjohtajasuhteen merkitystä seuraavasti: ’Hallituksen toiminnan kannalta on selvää, että jos halutaan menestyä, niin tän täytyy toimia. Se on perusedellytys hallituksen työskentelylle.’

Hallituksen kokouksiin valmistaudutaan yhdessä

Käytännön tasolla hallituksen kokousten valmistelu tapahtuu tyypillisesti siten, että toimitusjohtaja valmistelee oman organisaationsa kanssa ehdotuksen kokousagendasta ja -materiaalista, jonka pari käy läpi ennen kokousta joko tapaamisessa, puhelimitse tai sähköpostitse. Mukana saattaa olla myös hallituksen sihteeri, ja monissa yhtiöissä valmistelua rytmittävät ja tukevat erilaiset hallituksen vuosikellot, työjärjestykset ja raportointimallit.

Puheenjohtajan osallistumisen syvyys tässä prosessissa vaihtelee: joku kertoi lukevansa ja kommentoivansa kaiken esitysmateriaalin ennen kuin hyväksyy sen lähetettäväksi muulle hallitukselle, kun taas toinen totesi vain kuittaavansa toimitusjohtajan valmisteleman asialistan sähköpostitse. Tavallisempaa on käydä läpi asialistan lisäksi tärkeimmät päätösesitykset ja muut olennaista huomiota vaativat kohdat yhdessä etukäteen.

Monet parit kertoivat käyttäneensä yhteistyönsä alkumetreillä kokousten valmisteluun huomattavasti enemmän kahdenkeskistä aikaa, mutta tarve oli vähentynyt ajan ja yhteisten kokemusten myötä. Yllätykset toisen osapuolen taholta ovat joka tapauksessa ei-toivottuja vieraita hallituksen kokouksissa, kuten yhteistyössä laajemminkin.

Yhteinen näkemys päätösesityksistä

Kävimme puheenjohtajien ja toimitusjohtajien kanssa mielenkiintoista keskustelua myös siitä, pääseekö hallituksen asialistalle sellainen päätösesitys, josta toimitusjohtajan ja puheenjohtajan kesken ei ole yhteistä näkemystä. Suurin osa suhtautui ajatukseen negatiivisesti: sitä pidettiin joko jopa tyystin mahdottomana, tai vähintäänkin ei-toivottavana ja epätodennäköisenä.

Vain muutama toimitusjohtaja kertoi joskus tietoisesti vieneensä esityksen hallitukseen puheenjohtajan eriävästä kannasta huolimatta saadakseen myös muiden hallituksen jäsenten näkemyksen asiaan. Tyypillisempää oli ottaa asian valmisteluun lisää aikaa yhteisen näkemyksen löytämiseksi. Eräs toimitusjohtaja kuvasi asiaa näin: ’Mutta kyllä siis, kyllä me haetaan se, et ei me missään olosuhteissa kyllä olla sitten hallituksen kokouksessa eri mieltä. Lähtökohtaisesti asioista.’

Ovatko hallitukset siis kumileimasimia?

Tarkoittaako tuo edellä kuvattu sitten sitä, että hallitukset ovat pelkkiä kumileimasimia, saattaa joku tässä kohti pohtia? Välttämättä ei. Ensinnäkään puheenjohtaja ei aina kerro omaa kantaansa esitykseen edes toimitusjohtajalle etukäteen – eikä myöskään hallitukselle ennen kuin on kuullut muiden näkemykset asiasta. Myöskään ei ole niin, että asiasta aina päätettäisiin esityksen mukaisesti, vaikka puheenjohtaja ennen kokousta sen kannalla olisikin. Eräs puheenjohtaja totesi myös, että on toimitusjohtajan edun mukaista, jos puheenjohtaja estää keskeneräisesti valmisteltujen päätösesitysten viemisen hallitukseen, koska se saattaisi – etenkin toistuessaan – heikentää hallituksen luottamusta toimitusjohtajaan. Puheenjohtaja saattaa tehdä tämän myös siksi, että hän uskoo varmuudella tietävänsä hallituksen kannan asiaan jo ilman sen hallituskäsittelyäkin.

Keskeisten asioiden osalta hyvä toimintatapa voisi kuitenkin olla se, että ne viedään keskusteltavaksi jo valmisteluvaiheessa, ja saadaan näin koko hallituksen evästykset hyödynnettyä jo päätösesitystä valmisteltaessa. Tai lopetettua asian valmistelu jo tässä vaiheessa, jos sille ei ole jatkossa odotettavissa myönteistä päätöstä.

Kommentoi ja kerro kokemuksiasi hallitustyön valmistelusta alla!

BLOGISARJASSA JULKAISTUA

Blogi 1. Yrityksen tärkein ihmissuhde?
Blogi 2. Toimitusjohtaja johtaa firmaa ja puheenjohtaja hallitusta
Blogi 3. Toimitusjohtajan aloite on toimivan tj-pj-suhteen moottori
Blogi 4. Hallituksen tila toimia määrittyy toimitusjohtajan ja puheenjohtajan yhteistyössä
Blogi 5. Käydäänkö toimitusjohtajan kanssa kehityskeskusteluja
Blogi 6. Tarvitaanko palautetta?
Blogi 7. Luottamusta joko on tai ei ole
Blogi 8. Korkea luottamus mahdollistaa strategisen vuoropuhelun
Blogi 9. Toimitusjohtajan äkkilähtö

BLOGI-sarjan:

Väitöstutkimus toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan välisestä suhteesta perustiedot

Julkaistu 28.11.2016

Tilaa uutiskirje